プレゼンの内容を明確に

プレゼンの実施が決まったら、必要な事項を調べておこう。筆者は何度となくプレゼンの現場に立ち会っているが、当日になって「プロジェクターがつながらない」「部屋が明るすぎてよく見えない」といったトラブルに出合うことは多い。目的を達成するためにも、まず図7にある項目をしっかり押さえておくべきだ。

●プレゼン要項の記入例
●プレゼン要項の記入例
図7 プレゼンの詳細な要項を確認しておく。この表で取り上げた項目を調べておこう。プレゼンを実施する場所の下見ができるなら必ず行って、現場の写真を撮影しておこう。プレゼンの目的達成への近道だ
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 例えば、参加人数が決まれば、印刷部数も明確になる。

 また、部屋を下見できたら、必ずスマホやデジカメで写真を撮っておく。それを基に見やすく、また話しやすい場所を考えて座席を決めよう。キーマンには一番良い席に座ってもらうべきだ。

 また、相手の意見を聞きたい場合には、参加者を考慮して席を検討したほうがよい。よく話すことがわかっている相手は、少し離れた位置にするのが賢明だ。近い相手とずっと話し続けてしまうと、周囲が割り込みづらいからだ。あらかじめ会場を撮影しておけば、席とプロジェクター、投映先の位置が前もってわかる。

 図7の表を埋めることで、プレゼンに必要な実質的な時間も見えてくるだろう。ほとんどの商談や打ち合わせなどは、1時間程度確保されていることが多い。ところが、実際に部屋の行き来に時間を取られたり、挨拶なども必要だ。実質的に使えるのは、45分もないといったケースもままある。