ターゲットを決め、参加人数を把握する

そもそも、誰がそのプレゼンに参加するのかが明確でなければ、効果的なスライドは作れない。相手の関心や自分の立場などについても、しっかり把握しておこう。単に参加者の名前や肩書だけでは情報不足だ。

ターゲット像を明確に必要項目を表にまとめる

 参加者がどんな気持ちでプレゼンに臨むのかを最初に確認しておく必要があるのだ(図5、図6)。「先方から依頼されたコンペなので、相手は真剣に聞く」というケースがある一方で、「こちらから売り込んだ製品の説明を、渋々ながら聞いてもらえる」ということも。もしくは「月例の会議で予算の分配を話し合う」といった会議でも、スライドを使うことは少なくない。

●プレゼンのターゲットを理解しておく
●プレゼンのターゲットを理解しておく
図5 プレゼンのターゲットはさまざまだ。多人数を相手にする場合と少人数を相手にする場合とでは取り組み方が異なる。また、頼み込んでプレゼンさせてもらう場合と、求められてプレゼンする場合も異なる。ターゲットの特性に合わせた準備が必要だ
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●ターゲット選定表の記入例
●ターゲット選定表の記入例
図6 どんな人がどんな関心を持ってプレゼンに参加するのかをまとめておこう。ターゲットに合わせてプレゼンのやり方や作成するスライドの内容を変える必要がある
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 つまり、誰が参加するかだけでなく、どんな気持ちで臨むのかがとても重要になる。無理して新製品を説明させてもらうときには、相手の気持ちは盛り上がっていないし、聞く準備もしていないだろう。より詳しく、わかりやすい説明が求められるはずだ。部内の会議で上司が出席するだけなら、大まかな理解はできているだろうから、まとめのスライドでOKだろう。逆に経営陣に説明する際には、企画が成功する可能性と収益、リスクなどを明確に伝えなければならない。あなたの熱意よりも重要なデータがたくさんあるのだ。