文章の順番を入れ替えるには、大きな手間がかかる。前後の内容の整合性も確認する必要があるので大変なのだ。その点スライドは、いわばカードなので、入れ替えはとても簡単だ。整合性にもある程度は留意する必要があるが、文章の入れ替えよりは、はるかに楽だ。

 PowerPointで構成を組み替えるには、2つの方法を覚えておくとよいだろう。内容から考えるなら、「アウトライン」モードに切り替えるとよい。タイトルやテキストが表示されるので、読みながら順番を替えていける(図1)。

●「アウトライン」モードでスライドを入れ替える
●「アウトライン」モードでスライドを入れ替える
図1 構成を変更するにはスライドの入れ替えがコツ。まずは「アウトライン」モードに切り替える(1、2)。アウトラインモードではタイトルや内容のテキストを一覧することができる。アウトラインの左端にあるアイコンをクリックすると1枚のスライドが選択される(3)。ドラッグ操作で順番を入れ替えられる(4)。スライドが入れ替わった(5)
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 また、表示を「スライド一覧」に切り替えると、スライドが小さく表示される。このモードでも、ドラッグでスライドの順番を自由に入れ替えられる。写真や図、グラフなどを採用したスライドの入れ替えにはこちらのモードがお勧めだ(図2)。

図2 「 表示」タブにある「スライド一覧」ボタンを押すと、すべてのスライドがサムネイル表示される(1、2)。スライドを見ながらドラッグして自在に入れ替えることができる(3)
図2 「 表示」タブにある「スライド一覧」ボタンを押すと、すべてのスライドがサムネイル表示される(1、2)。スライドを見ながらドラッグして自在に入れ替えることができる(3)
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 順番を入れ替えながら、不要なスライドが見つかったら削除していく。また、グラフがずっと並ぶなど、メリハリがない場合には見た目の変化も心がけて変更していくとよい。

 前章で説明したプレゼンの全体像を示すアジェンダや位置を示す図は、順番の入れ替えが完了して、構成が固まってから作るようにする。