2022年9月2日発売の「日経トレンディ2022年10月号」 ▼Amazonで購入する では、「ずるい文章術」を特集。日本発のビジネスチャットツールを展開するChatwork。コミュニケーションを円滑にするコツは「相手がパッと読んだだけで情報を理解できるようにして、即レスしやすくすること」という。同社の活用例を基に、仕事にすぐに役立つチャットのコツを紹介する。

※日経トレンディ2022年10月号より。詳しくは本誌参照

チャットでのコミュニケーションには鉄則がある
チャットでのコミュニケーションには鉄則がある

 日本発のビジネスチャットツールを展開するChatwork。同社は全員がテレワークを行い、チャットツールを使いこなしながら業務にあたっている。

 ツールを提供する企業らしく、同社ではコミュニケーションを円滑にするために様々な工夫を凝らしている。同社副社長執行役員CNOの山口勝幸氏は、「お互いが離れた場所で働くには、コミュニケーションと情報の総量を増やすことが大事。そのため、チャットでは文章の完璧さは不要で、見やすさや分かりやすさ、なによりも発言の敷居を下げる工夫が必要だ」と言う。

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 鉄則は、相手がパッと読んだだけで情報を理解できるようにして、即レスしやすくすることだ。コツは、1コメント当たりの文字量を極力抑えて簡潔に書くこと。情報が多い場合は、「箇条書き」や「ナンバリング」を活用する。例えば順序を説明するような場合は「矢印フロー」という手もある。

 あえて、チャットを使わない方がよいケースもある。長文になりそうな相談事は、「○○の件で相談したいです。ビデオ会議してもいいですか?」などと、頭出しだけチャットに書き、続きは音声での会話に移行する方が伝わりやすい。「大切なのは使い分け。情報はできるだけチャットのようなデジタルで処理し、感情共有とクリエイティブな意見交換はアナログにする。後者の時間を最大限確保するため、デジタルを徹底活用するべきだ」(山口氏)

 コミュニケーションの総量を増やすうえで大切なのが、心理的安全性を担保することだ。これは、『組織の中で自分の考えや気持ちを誰に対してでも安心して発言できる状態』のこと。皆が意見を書き込みやすい雰囲気を醸成することで、チャット上の“環境”を整える必要がある。同社が実践するのは、チャンネル名を参加しやすい名称にすること。「『問題解決チャット』より『私○○で困ってるんですチャット』の方がハードルが下がり、気軽にコメントしやすい。アイコンもできるだけ笑顔の写真の使用を推奨している」(同)

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