2022年9月2日発売の「日経トレンディ2022年10月号」 ▼Amazonで購入する では、「ずるい文章術」を特集。伝わる文章を書くのに、高度なテクニックは必要ない。まずは自由に書けばよく、重要なのはその後だ。ポイントは「書く」より「消す」こと。「言葉ダイエット」を提唱する電通 コピーライターの橋口幸生氏に、文章を劇的に改善する方法を聞いた。

※日経トレンディ2022年10月号より。詳しくは本誌参照

ポイントは「書く」より「消す」。推敲を工夫するだけで読みやすい文章になる
ポイントは「書く」より「消す」。推敲を工夫するだけで読みやすい文章になる

 どんなビジネス文書にも共通する、伝わる文章が書ける“最強の掟”がある。一文をできるだけ短くする。これだけで誰が書く文章も劇的に改善する。

 高度なテクニックは必要ない。書き始めから悩まず、まずは自由に書けばいい。重要なのはその後だ。「言葉ダイエット」を提唱する電通 コピーライターの橋口幸生氏は、「ポイントは『書く』より『消す』。推敲を工夫するだけで読みやすい文章になる。文章を書く能力は関係ない」と言う。

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 目標は、1文を40~60文字以内にすること。いくつかのテクニックを覚えておけば、簡単に達成できる。

 大前提として、一文では一つの内容しか盛り込まない。悪い例は、「達成したいのは○○という目標で(1)、これは○○という課題をクリアする必要があり(2)、これができると○○になる(3)」といった文章。一文で、1~3の3つの内容が盛り込まれている。これを「目標は○○(1)。クリアするためには○○が課題(2)。その結果○○になる(3)」と整理すると、文章はグッと読みやすくなる。

 悪い例のような文章は多くの場合、「その」「この」という言葉や、接続語が多い。「『こそあど言葉』の連発は、読み手に幼稚な印象を与える」(同)。一文一意とあわせて覚えておくとよい。また、例文の2のように途中で体言止めを挟むと、接続語を使わずに文章がつながる。文にリズムも生まれやすい。

 次のステップとして、文章を長くする言葉を探して“ぜい肉”を削っていく。まず自社の商品やサービスをアピールしようとして、「次世代のイノベーションを実現した圧倒的に使いやすい○○を発売します」といったように、必要以上に修飾語を使っていないだろうか。これも文章が長くなる要因になる。そもそも、「『洗練された~』などの誇張する修飾語は大抵、書き手と読み手で解釈が異なる。具体的なイメージも伝わらないので、ビジネスでは百害あって一利なし」(同)。

 なお、過剰にアピールしようとするとカタカナ語が頻出しがち。その表現が本当に必要なのか、カタカナ語が出てくるたびに吟味するとよい。

 カタカナ語を使うことによるイメージのブレは、修飾語に限った話ではない。例えば、「コピー」という書き方だと、「キャッチコピー」なのか、「ボディコピー」なのか複数の解釈が生まれる。カタカナ語は日本語に直してみる。もしくはできるだけ解像度の高い言葉を使うよう心掛けたい。

 これらと双璧で、推敲時にビジネスパーソンが気を付けるべきなのが、「ムダな敬語」を使っていないか。「ご提案いただいた企画について、お戻しさせていただきます。前回、社長は概ね問題ないと申し上げましたが、内容についてあらためてご検討いただきたいです」といった文章はよく見る。あらためて読むと慇懃無礼で、かえって悪印象ではないだろうか。

 特に最近のビジネスシーンで頻出する「○○させていただきます」はNGフレーズだ。 「伝えにくい内容ほど単刀直入に、簡潔に伝えることが相手への礼儀。『誠に申し訳ありません』『恐縮ですが』くらいで十分伝わる」(同)。前の例文なら、「誠に申し訳ありません。先日OKを出した企画に、NGが出てしまいました」で十分だ。

 長文化してしまうのは、情報をくまなく伝えたい、相手に嫌われたくないという心理の表れ。「真面目で能力が高い人こそ、『言葉ダイエット』を身に付けるべき」(同)

注)「ずるい文章術」は、「日経トレンディ」2022年10月号に掲載しています。日経クロストレンド有料会員の方は、電子版でご覧いただけます。
▼関連リンク 「日経トレンディ」(電子版)
「日経トレンディ2022年10月号」の主な内容を紹介
【ずるい文章術】
●伝わる文章のカギは「短文」誰でもできる“言葉ダイエット”の法則
●PART1 企画書編
脱・重厚長大「プレスリリース形式」で書けば説得力が劇的向上
●PART2 チャット編
脱・メール構文「一文一義」「挨拶不要」が業績アップにつながる!?
●PART3 プレゼン資料編
脱・官公庁パワポ資料 一瞬で伝わる秘訣は「13文字以内」
●PART4 SNS編
脱・Web1.0型発信 コアファンをつくる「共感」の生み方
●PART5 転職応募書類編
脱・書類選考落ち 40代からは「即戦力性」がカギ
●先進企業に学ぶビジネス文書の社内ルール
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