ビジネス文書は“手抜き”こそ最強　文章力を格段に上げる2ポイント

2022年9月2日発売の「日経トレンディ2022年10月号」 ▼Amazonで購入する では、「ずるい文章術」を特集。近年はテレワークの導入が進み、テキストだけで何かを伝える機会が増加して、文章力の重要性がますます高まっている。ビジネスで書く文書の目的は情報を過不足なく、読みやすく伝えること。まず2つのポイントを押さえるだけで格段に向上する。“手抜き”こそ最強だ。

※日経トレンディ2022年10月号より。詳しくは本誌参照

ビジネスで書く文書の目的は情報を過不足なく、読みやすく伝えること。名文を書く才能は必要ない

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　オフィスワーカーとして働く以上、文章を書くという行為からは逃れられない。文章力に苦手意識を持っているとすれば、退職まで付きまとうのだから実に恐ろしい。近年はテレワークの導入が進んだことで、テキストだけで何かを伝える機会も増加。文章力の重要性がますます高まっている。

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上司の84.5％が部下の文章に不満

　驚くべきデータもある。日本漢字能力検定協会の調査によれば、上司の約85％が、部下の文章にストレスを感じているというのだ。

■部下の文章に不満がないのはたった1％

部下の文章に不満がある上司の割合。注）日本漢字能力検定協会調べ

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　しかし、心配は無用だ。とりわけ、ビジネスで書く文書の目的は情報を過不足なく、読みやすく伝えること。つまり、名文を書く才能は必要ない。ビジネスにおける文章力は、まず2つのポイントを押さえるだけで格段に向上する。“手抜き”こそ最強だ。

　文章の書き始めに実践するのが、構成の「型」を意識すること。といっても、まずは「結論」「説明」「補足」と重要なことから順に書く「逆三角形型」だけ覚える。これで大抵のビジネス文書はうまく書ける。後は型に沿って必要な情報を書くだけ。「文章のプロの多くが『型』の大切さに言及していた、共通のルール」。『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』（日経BP）著者の藤𠮷豊氏はこう語る。

　整った文章を書こうとして筆が進まない人は、一度自由に書き切ってしまえばいい。構成さえ読みやすくなっていれば、言葉遣いや言い回しのあらは推敲でいくらでもカバーできる。

　推敲時のポイントは「言葉ダイエット」に学ぶ。これを提唱する電通 コピーライターの橋口幸生氏は、「重要なのは『書く』より『消す』」と言う。

　推敲の極意は、1文を40～60文字以内に収めること。実はこれも簡単。「修飾語を削る」「繰り返し言葉を削る」などいくつかのポイントに沿って、文章に手を加えるだけだ。

　基礎を押さえたら、後は目的に応じた型を“狙い撃ち”して、ふさわしい文章にしていけばいい。企画書はプレスリリース形式で書くと説得力が増す。チャットなら前置きを削る。日経トレンディ2022年10月号24ページ以降では、目的別にまねできるテンプレートをまとめている。

文書力を上げるとテレワーク効率もアップ

　文章力を上げれば、資料作成やメールに充てる時間が減るので、仕事の効率は大きく改善する。それ以外にもあらゆる副次的な効果がある。

　文章が得意／やや得意な人は過半数がテレワークの導入で仕事効率が上がったと回答している。一方、苦手／やや苦手な人は約3割にとどまる。文章だけで何かを伝える機会が増えるため、文章力は仕事効率に直結する。

■文章が得意/苦手な人で仕事効率に差

注）日本漢字能力検定協会調べ

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　今は対面せず、チャットやメールだけでコミュニケーションが完結することも少なくない。人柄が文章だけで判断される時代だ。逆に言えば、正しい文章コミュニケーションのコツを押さえておくだけで、厚い信頼を得られる。

　企画やプレゼンが次々通れば、実力が認められ、出世スピードが速くなるかもしれない。転職でも書類で自分の経歴をアピールできれば良い結果につながる。文章力は収入アップの武器にもなり得るのだ。

　実は、ここまでの文章はすべて1文が50文字以内で書かれている。 「読みやすい」と感じた人は、本書でこうした文章を書くためのテクニックをまとめたので必読。それを参考に、ビシッと伝わる文章を書くスキルを身に付けてほしい。

「型」を変えて狙い撃て！

企画書

従来のテンプレートを抜本見直し

“堅物上司”の首を縦に振らせるためには、プレスリリースとFAQ形式の企画書が武器になる。企画を通した後のイメージが鮮明に浮かぶため、変化に抵抗のある人にもメリットを伝え切りやすい。A4 1枚などコンパクトにまとめることも重要だ。

企画書はコンパクトにまとめる

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チャット＆メール

ムダなく、漏れなく業務効率化

　チャットはラフなコミュニケーションの場。自己紹介や挨拶といった堅苦しい文章は排除。「サンドイッチ話法」など、相手に不快な印象を与えない工夫が必要。メールは一度ですべての情報を伝えるようにし、ムダなやり取りを減らす。

チャットに自己紹介は不要

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プレゼン資料

一番伝えたいことは「13文字」で

　見栄えの良いプレゼン資料は半面、散漫になるリスクも。最も伝えたい内容は13文字以内のキーメッセージにまとめて強調。必要に応じて補足を加えるのがベストで、実は文章力で成否が分かれる。社内外向けの使い分けも重要。

キーメッセージは端的に

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SNS

写真より文章でバズらせる

　SNSの中では炎上のリスクが比較的低く、新しいファン獲得の場としても最適なInstagramを主戦場に選ぶ。シェアしたくなるツボを押さえた表現や、コミュニケーションを活発にする工夫など、文章が戦略の柱になる。

Instagramを、あえて文章で攻める

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自己PR

2つの「黄金パターン」を駆使

　即戦力性を訴える必要がある40代からの転職は、自己PRなどでは具体的なエピソードを、実績などの数字と共に書くことが重要。逆境をどう乗り越えたかも伝えられれば武器になる。

40代からの転職は、具体的なエピソードを、実績などの数字と共に書くことが重要

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（イラスト／千野エー）