2022年3月4日発売の「日経トレンディ2022年4月号」では、「ずるい!エクセル【学び直し】」を特集。ショートカット以外にも、エクセルの作業時間を短縮する方法が自動化機能だ。「フラッシュフィル」は、入力済みのデータからエクセルが法則性を見つけ出し、列全体に同じ処理を施すことができる。他にもマウスの「オートフィル」機能など、省力化に役立つワザを紹介する。

※日経トレンディ2022年4月号より。詳しくは本誌参照

氏名が1つのセル(A列)に入力された名簿がある。これを姓、名それぞれ別のセルに分けたい。エクセルの「フラッシュフィル」機能を使うと、最初だけ作業すれば「Ctrl」+「E」で自動実行できる
氏名が1つのセル(A列)に入力された名簿がある。これを姓、名それぞれ別のセルに分けたい。エクセルの「フラッシュフィル」機能を使うと、最初だけ作業すれば「Ctrl」+「E」で自動実行できる

 ショートカット以外にも、作業時間を短縮する手段はある。特に便利なのが各種の自動化機能だ。

【自動補完】大量の姓名も瞬間分割するフラッシュフィル

 その1つ、「フラッシュフィル」は、エクセル 2013から搭載された機能で、入力済みのデータからエクセルが自動で法則性を見つけ出し、列全体のデータに「左から3文字を取り出す」などの同じ処理を施すことができる。特に名簿など大量の文字列を処理する際に役立つ。

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 住所録などで氏名を姓と名、別々のセルに分割したいとき、手作業で全部こなすと膨大な時間がかかる。この例では、姓と名の間に半角スペースがある。エクセルを使いこなしている人なら「区切り位置」機能を思い付くかもしれないが、フラッシュフィルを駆使すればさらに簡単にできる。

 具体的には、1行目だけ姓を手作業で入力し、「Ctrl」+「E」を押す。すると、他のセルにも姓だけが一気に自動入力される。この「Ctrl」+「E」はフラッシュフィルのショートカットキー。「データ」タブの「データツール」にある「フラッシュフィル」ボタンをクリックしても同じ結果になる。

 フラッシュフィルは文字列を分割するだけでなく、結合したい場合にも働く。また、ハイフンで区切られた電話番号から市内局番をカッコで挟む表記に変えたり、メールアドレスのうち「@」から前を抜き出すなど、様々な表で使える。

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