文字列だけの説明に頼らず、図解や表組みなどを利用するのも、伝わる文書を作る秘訣だ。例えば、「海外進出の狙い」の3項目を写真付きの図解で説明すると、各項目とそのイメージがダイレクトに伝わる(図1)。

※書籍『伝わるWord資料作成術』を再構成

 データを列挙するなら一覧表が見やすいし(図2)、まとまった引用文などは囲み記事にするとわかりやすい(図3)。写真やアイコンなどのビジュアル素材も、文字列のサポート役として積極的に利用しよう(図4)。ワードにはもちろん、図や表組みの作成機能が備わっているし、写真やアイコンなどのライブラリーも用意されている。

文字列をバランス良く並べてイメージ画像を添える
文字列をバランス良く並べてイメージ画像を添える
図1 文字列だけではイメージがつかみにくい説明も、図解することで理解度が高まる。この例では、3つの項目をイメージ画像と共にバランス良く配置し、わかりやすく提示した
複数項目を列挙するときは表組みに
複数項目を列挙するときは表組みに
図2 複数の項目を列挙する場合は、一覧表の形式にするのが基本。ワードの表作成機能はスタイル設定も楽なので、効率良く作業するコツを覚えて利用しよう
本文と区別したい文字列は「テキストボックス」で切り離す
本文と区別したい文字列は「テキストボックス」で切り離す
図3 本文と区別したい文字列は、「テキストボックス」に入力して配置する。本文から独立した文字枠なので、コラムのような囲み記事だけでなく、タイトル文字や写真のキャプションなど、さまざまな用途に利用できる
アイコンを添えて内容を認識しやすくする
アイコンを添えて内容を認識しやすくする
図4 手順を流れ図にするだけでなく、それぞれにアイコンを添えることで、内容をさらに認識しやすくなる。ワードには多彩なアイコンが用意されていて、作図や装飾に利用できる
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『伝わるWord資料作成術』
(伊佐 恵子著、日経PC21編集、日経BP刊)

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