文書内の文字列には、タイトル、見出し、本文、説明、補足など、さまざまな役割がある。これらを役割ごとに整理して、内容にふさわしい体裁で示すことが、読みやすさを向上させる大きなポイントだ。
※書籍『伝わるWord資料作成術』を再構成
例えば、フォントや文字サイズを変えただけではいまひとつ役割のはっきりしない文章も、連番を振ったり、行頭を字下げしたり、段落の間隔を空けたりすると、メリハリが付いて理解しやすくなる（図1）。これらの体裁はすべて、段落書式の要素で整う。
レイアウトを確認しながらスタイルを順番に設定
実際に作業するときは、文章に必要な要素を考え、レイアウトを見ながら段階的にスタイルを整えていこう（図2）。この例では、見出しの先頭に記号を付けるスタイルも考えたが、手順を示す文章なので連番を振った。このように、複数の候補から適切な書式を選ぶことも大事だ。
適切な段落書式で読みやすさを向上させる
図１ 段落書式は、文章の役割に応じて設定する。例えば、手順説明の文章は、見出しのフォントや文字サイズを変えただけでは伝わりにくい（上）。見出しに連番を振ってレイアウトに強弱を付けると格段に読みやすくなる（下）
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連番、字下げ、段落間の空きでメリハリを付ける
図２ 段落書式は、レイアウトを確認しながら段階を追って設定しよう。この例では、見出しに連番を振った後、下位レベルの文章を字下げして、さらに段落の間隔を空けた（1）〜（4）
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