文書作りはどこから始めたらよいだろうか。長文レポートのように文章主体の文書なら、ワードでいきなり書き出すのも悪くない。でも、企画書や報告書、案内チラシやガイドブックといったビジネス文書では、最初に文書の目的と内容をはっきりさせたほうがよい(図1)。文書に盛り込む要素を洗い出しておくと、必要な情報を漏れなく表示できる。文書の対象者がわかれば、仕上がりの雰囲気もイメージしやすい。

※書籍『伝わるWord資料作成術』を再構成

 「誰に何をどんなふうに伝えたいか」を明確にすることが、文書作りの第一歩だ。

要素をざっくりとレイアウト、具体的な見せ方は作りながら考える

 文書に表示する要素が決まったら、それを用紙にどう配置するかを大まかに考えよう(図2)。手書きでざっくりとスケッチする程度で構わない。この例では、A4用紙一枚に各要素を並べてみた。これが今後、レイアウト作業のたたき台になる。

 個々の要素を具体的にどうレイアウトするかは、文書を作りながら考えよう。例えば、スケジュールの見せ方ひとつ取っても、箇条書きで並べる、表組みにする、図解で示す、などいくつかの選択肢がある。作例では、最終的にスケジュールを図解にした。また、イメージ写真の位置も変更している。何が最適かを考えて、それをワードの機能で実現していくのが、文書作りの醍醐味でもある。

文書の目的と内容を明確にしておく
文書の目的と内容を明確にしておく
図1 文書を作るときは、文書の目的や対象者、ページ内に入れる要素をあらかじめ書き出しておこう。この例は、セミナーの案内チラシを作るときに書き出した内容。どんな文書にしたいのか、理想の仕上がりをイメージすることも大事だ
用紙サイズと大まかなレイアウトを決める
用紙サイズと大まかなレイアウトを決める
図2 A4一枚のチラシとして作成することを前提に、各要素の位置を大まかに決めておく(左)。だいたいの配置がわかればよい。もちろん、出来上がりはこの通りでなくても構わない。実際のレイアウトは、文書を作りながら練り上げていこう(右)
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