私たちは文書を作る過程で、用紙サイズを選んだり、タイトルを行の中央に配置したり、文字を赤くして目立たせたりと、さまざまな設定をする。このようにサイズや位置、色などの属性を決めていくのが、スタイル(書式)設定だ。

※書籍『伝わるWord資料作成術』を再構成

 ひと口に「スタイル設定」といっても、その要素は多岐にわたる。ワードでは、書式の要素を設定単位ごとに「ページ」「段落」「文字」という3つに分類している(図1)。そして文書は、これらを適切に組み合わせることで見やすいレイアウトに整っていく。

 まずは、それぞれの書式をざっくりと頭に入れておこう。ページ書式は、用紙サイズ、印刷の向き、上下左右の余白など、文書のベースとなるスタイル(図2)。ページ単位で設定できるが、通常は文書全体を同じ設定にする。段落書式は、行間、文字揃え、インデントなど、ひと続きの文章を整えるスタイル(図3)。文章の読みやすさを大きく左右する書式だ。文字書式は、フォントや文字サイズなど、文字のデザインを決めるスタイル(図4)。このように、スタイルの内容は実にさまざま。文書ごとに必要な要素を見極めて、手間を惜しまずに設定していこう。

書式には設定の単位がある
書式には設定の単位がある
図1 ワードの書式は「ページ」「段落」「文字」単位で設定できる。それぞれ設定できる要素が異なる
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ページ書式:文書全体の体裁を決める(ページ単位で設定)
ページ書式:文書全体の体裁を決める(ページ単位で設定)
図2 ページ書式の要素は、用紙サイズ、印刷の向き、上下左右の余白、行送り、文字列の方向、段組みなど、文書の土台を決定するスタイルになっている
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段落書式:文章の体裁を整える(ひと続きの文字列に設定)
段落書式:文章の体裁を整える(ひと続きの文字列に設定)
図3 段落書式の要素は、文字揃え、段落の間隔、行間、インデントなどで、必ず段落単位で設定される。これらは、文章の読みやすさを大きく左右する
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文字書式:文字の体裁を整える(1文字単位で設定)
文字書式:文字の体裁を整える(1文字単位で設定)
図4 文字書式の要素は、フォント、文字サイズ、文字色、文字の効果など。文書作成ではおなじみのスタイルだが、それだけに“設定の質”が求められる部分だ。1文字から設定できる
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