この連載では、プレゼン用のスライドを作成しながら、文字の入力や写真の挿入、デザインの一括変更など、PowerPointの基本操作を全3回で紹介する。各回20分ずつで練習すれば、60分で学べる。

※日経パソコン2021年1月11日号の記事を再構成

 PowerPointはプレゼンテーション(以下、プレゼン)用の画面を作成し、実際のプレゼンでの「スライドショー」や配布資料の印刷などにも利用できるアプリだ。

 プレゼン用の画面は「スライド」と呼ばれる。ここに文字や写真などを自由に配置しながら作成する。なお、PowerPointでは、作成するスライド全体も「プレゼンテーション」と呼ぶ。

 この連載では、大学の学園祭実行委員を募集する4枚のスライドを作成する(図1)。全体のタイトルを示した表紙、概要説明、作業内容、募集要項という流れだ。

 第1回は、新しいプレゼンテーションを作成し、スライドを追加しながら各スライドに文字を入力して書式などを整える。第2回は、スライドに写真やイラストを挿入して調整する。第3回は、スライド全体に共通のデザインを設定し、スライドショーやPDF保存の操作も紹介する。

 まずは、PowerPointの画面構成を確認しよう(図2)。中央の「スライドペイン」領域に編集中のスライドを表示して作業する。左側のスライド一覧には、作成中のスライドが順番に並び、クリックしたスライドがスライドペインに表示される。

サンプルファイルのダウンロードはこちら(日経パソコンのホームページ)

今回の完成図
今回の完成図
図1 全3回で作成するプレゼン資料。大学の学園祭実行委員を募集する4枚のスライドを作成し、プレゼンテーションを実行する
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PowerPointの基本的な画面構成を覚えよう
PowerPointの基本的な画面構成を覚えよう
図2 PowerPointで「新しいプレゼンテーション」を開いた画面。中央に大きく表示される「スライド」に文字を入力したり、写真を挿入したりする
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※ Microsoft 365 PersonalのPowerPointについて解説します

 PowerPointを起動して「新しいプレゼンテーション」を選ぶと、全体の表紙になる1枚のスライドが表示される(図3)。作業を始める前に、スライドの縦横比が実際のプレゼンで使う機器と合っているかを確認しよう。「標準(4:3)」と「ワイド画面(16:9)」の2種類がある。

 スライドの完成後にサイズを変更すると、レイアウトが崩れる場合があるので注意しよう。ここでは「ワイド画面」サイズのままにした。

作成するスライドの縦横比を確認する
作成するスライドの縦横比を確認する
図3 まずは「デザイン」タブの「スライドのサイズ」でスライドの縦横比を確認。実際のプレゼンで使う機器に合わせよう。ここでは標準設定の「ワイド画面」のままとした
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 スライドにはいくつかの枠(プレースホルダー)が表示されており、それぞれの枠内をクリックして文字を入力する(図4)。

 枠ごとに文字サイズや配置などの書式が設定されているので、タイトルの文字は大きく、サブタイトルの文字は小さく表示される。最初は枠ごとに設定されている書式のまま、文字を入力していこう。

表紙のスライドにタイトルの文字を入力
表紙のスライドにタイトルの文字を入力
図4 「タイトルを入力」と書かれた枠内をクリックして文字を入力、[Enter]キーで改行する(左)。続けて2行目の文字を入力する(右)。同じ要領ですぐ下の「サブタイトルを入力」と書かれた枠内にも文字を入力する
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 表紙のスライドに文字を入力したら、次に「ホーム」タブの「新しいスライド」ボタンをクリックして2枚目のスライドを追加しよう(図5)。

 1枚目のスライドは表紙用の「タイトルレイアウト」だったが、2枚目のスライドは「タイトルとコンテンツ」という別のレイアウトになる。ほかのレイアウトを使いたいときは、「新しいスライド」ボタン下側の「▼」をクリックして、一覧から選ぶ(図6)。スライドを追加した後でも、同じタブの「レイアウト」ボタンでレイアウトを選び直せる。

2枚目のスライドを追加する
2枚目のスライドを追加する
図5 「ホーム」タブの「新しいスライド」ボタンをクリックして2枚目のスライドを追加。一覧にも表示される
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図6 「新しいスライド」ボタン下側の「▼」をクリックすると、追加するスライドのレイアウトを選択できる
図6 「新しいスライド」ボタン下側の「▼」をクリックすると、追加するスライドのレイアウトを選択できる
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 2枚目のスライドには、大学祭の概要を説明する文字を入力しよう。タイトルの枠に「あかね祭とは」と入力し、すぐ下の「テキストを入力」の枠をクリックする。

 この枠には箇条書きの書式が設定されており、行の先頭には「●」の記号が表示される(図7)。1行目を入力して[Enter]キーを押すと、次の行の先頭にも「●」が付く。以降は同様に操作して箇条書きの各行を順番に入力する(図8)。

 箇条書きで1行が長過ぎる場合は、途中で[Shift]+[Enter]キーを押す。これで先頭に「●」が付かない状態の改行になる。意味や文節などを考慮し、分かりやすい箇所で区切るようにしよう。

箇条書きで文字を入力する
箇条書きで文字を入力する
図7 2枚目のスライドでタイトルを入力したら、「テキストを入力」と書かれた枠内をクリックして1行目の文字を入力、[Enter]キーを押す
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図8 2行目の行頭にも「●」が現れるので、同様に以降を箇条書きで入力する
図8 2行目の行頭にも「●」が現れるので、同様に以降を箇条書きで入力する
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 ここまでで、箇条書きで5行を入力した。この状態でスライド全体を見ると、5行が枠の上側に詰まった窮屈な印象だ。行と行の間隔(行間)を広げてバランスを整えよう。

 まずは、箇条書きの外枠をクリックして全体を選択する(図9)。枠内をドラッグして箇条書きの行を全て選択してもよい。続けて、「ホーム」タブの「行間」ボタンをクリックし、一覧から数値を選ぶ(図10)。

 標準の行間が「1」なので、「1.5」を選ぶと、行間が広がって全体の高さが1.5倍になる。一覧の数値にマウスポインターを重ねると、スライドが一時的にその行間で表示されるので確認しやすい。一覧下の「行間のオプション」で、より細かく設定することも可能だ。

箇条書きの行間を変更する
箇条書きの行間を変更する
図9 入力した箇条書きの行間を広げるために、箇条書きの外枠をクリックして枠全体を選択。ドラッグ操作で箇条書きの行を全て選択してもよい
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図10 「ホーム」タブの「行間」ボタンをクリックし、表示される一覧から「1.5」をクリックして行間を広げた
図10 「ホーム」タブの「行間」ボタンをクリックし、表示される一覧から「1.5」をクリックして行間を広げた
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 箇条書きの先頭に付く「●」は「行頭文字」と呼ばれ、後から別の記号に変更することもできる。

 ここでは、「●」を「◆」に変えてみよう。箇条書きの外枠をクリックして選択し(図11)、「ホーム」タブの「箇条書き」ボタンから変更後の記号を選ぶ(図12)。

 なお、メニューの下部にある「箇条書きと段落番号」をクリックすると、記号の色やサイズを変更するための画面が開く。

 箇条書きの項目を数え上げたり、内容が手順だったりするときは、先頭に「1.」「2.」「3.」などの連番を表示する方が分かりやすい。その場合は、「箇条書き」ボタンの右隣にある「段落番号」ボタンを使う。同様の操作で行頭に連番を設定できる。

箇条書き行頭の記号を変更する
箇条書き行頭の記号を変更する
図11 箇条書きの先頭の記号(行頭文字)を変更するため、箇条書きの外枠をクリックして全体を選択
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図12 「ホーム」タブの「箇条書き」ボタン右側の「▼」をクリックし、一覧から使いたい行頭文字を選ぶ。なお、連番を表示するときは右隣の「段落番号」ボタンを使う
図12 「ホーム」タブの「箇条書き」ボタン右側の「▼」をクリックし、一覧から使いたい行頭文字を選ぶ。なお、連番を表示するときは右隣の「段落番号」ボタンを使う
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 箇条書きは階層化することも可能だ。下位の階層に詳細項目を並べるなどの使い方ができる。

 作例では、3枚目のスライドを追加してタイトルを入力、箇条書きで1行目を入力した後、[Enter]キーを押して2行目を入力した(図13左)。続けて、2行目の行頭にカーソルを置き、[Tab]キーを押す。これで2行目の階層が下がり、文字サイズもやや小さくなる(図13右)。

 2行目の末尾で[Enter]キーを押すと、次の行も階層が下がったままになる。下がった階層を上げるには、やはり行頭にカーソルを置き、[Shift]+[Tab]キーを押す(図14)。階層は9レベルまで可能だが、2〜3レベル程度が読みやすいだろう。

箇条書きを階層化する
箇条書きを階層化する
図13 3枚目のスライドを追加してタイトルを入力。箇条書きの1行目と2行目を入力した。2行目の行頭にカーソルを置いて[Tab]キーを押す(左)。行頭が右にずれて階層が下がり、文字サイズもやや小さくなる(右)
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図14 下がった階層を上げるには、行頭にカーソルを置き、[Shift]+[Tab]キーを押す(左)。階層の上げ下げは、行頭にカーソルを置いた行にのみ適用される
図14 下がった階層を上げるには、行頭にカーソルを置き、[Shift]+[Tab]キーを押す(左)。階層の上げ下げは、行頭にカーソルを置いた行にのみ適用される
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