在宅勤務や出張先で、パワーポイント（パワポ）が使えない。そういうときは「グーグルスライド」が重宝する。アンドロイドのタブレットやスマホでも使えるからだ。使い方を覚えておくと、いざというときに便利。パワポと比較しながら基本的な機能を紹介する。
※日経PC21 2020年8月号の記事を再構成
プレゼンソフトとはどういうものか手早く知りたいなら、代表的なソフトを複数使ってみることをお勧めする。共通の機能や操作手順を見極めれば、プレゼンソフトの本質を見抜けるはずだ。
今回はマイクロソフトのパワーポイント（以下、パワポ）とグーグルの無料ウェブアプリ「グーグルスライド」を使い、同じプレゼン資料を作ってみる（図1）。4枚のスライドで構成されるマンションの大規模修繕工事案内だ。
まずはパワポから。図2の操作で新しいプレゼンテーションを開くと、表紙に相当する1枚目のスライドが表示される（図3上）。2つある枠にタイトルなどを入力しよう（図3下）。
使い比べてみるとコツがよくわかる
図1 表計算やワープロと違ってプレゼンソフトにはなじみのない人も多い。今回はマイクロソフトのパワーポイント（以下、パワポ）とグーグルのウェブ版アプリ「グーグルスライド」で同じプレゼン資料を作ってみる。両者は操作方法がよく似ており、並行して作り進めると、プレゼンソフトの使い方のコツをよく理解できる。また、アンドロイドのタブレットやスマホでも使えるグーグルスライドは、パソコンがない出張先や在宅勤務などの環境でも重宝する
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パワポ：1枚目のタイトルスライドを作る
図2 まずはパワポから。パワポを起動して「新しいプレゼンテーション」をクリックする
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図3 タイトルのスライドが1枚だけ入った新規プレゼン文書が開く。「タイトルを入力」とある枠をクリックし、カーソルが現れたら「マンション」と入力し、「Enter」キーで改行して「大規模修繕工事のご案内」と入力する（1）。文字のサイズは枠の大きさに合わせて自動的に変わる。さらに「サブタイトルを入力」とある枠をクリックして「マンション21」と入力する（2）
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グーグルスライドは画面も手順もパワポに瓜二つ
一方のグーグルスライドはウェブブラウザーから利用する。グーグルアカウントでログインし、右上の「グーグルアプリ」ボタンから「スライド」を選択（図4）。続けて「空白」を選ぶと、パワポにそっくりな画面が開くので、同様にタイトルなどを入力する（図5、図6）。
ここでデータを保存しておこう。パワポは「ファイル」タブの「名前を付けて保存」から。一方のグーグルスライドは、クラウド（グーグルドライブ）に自動保存されるので、保存の操作は不要だ。最初は仮のファイル名が付くので、必要なら変更しよう（図7、図8）。図9の操作でグーグルドライブを開くと、クラウド上に保存されたファイルを確認できる（図10）。
次に、2枚目のスライドを追加して、箇条書きとイラストを入れる。パワポでは「ホーム」タブの「新しいスライド」ボタンを押してから（図11）、枠内に箇条書きを入力し、枠全体の文字サイズを調整する（図12）。既定で箇条書きの書式となるので、先頭には「行頭文字」と呼ばれる記号が自動的に付く。
イラストは「挿入」タブの「アイコン」から挿入する（図13）。キーワード検索で建物のイラストを探し、挿入して大きさなどを調整する（図14、図15）。
グーグルスライドでは、画面左上の「+」ボタンでスライドを追加する（図16）。枠内に箇条書きを入力し、文字サイズを調整しよう（図17）。既定では箇条書き書式にならないので、行頭文字が必要なら自分で入力する。なお、グーグルスライドはパワポより機能が少なく、例えば日本語フォントは3種類だけだ（図18）。
グーグルスライドにはアイコン機能がないので、今回はイラストは割愛する。必要なら、自前で用意したイラストや写真を挿入しよう。
グーグル：「スライド」アプリを起動する
図4 ウェブブラウザーでグーグルにログインする。アンドロイドのスマホやタブレットを使っているなら、それらのグーグルアカウントを使えばよい。右上の「Googleアプリ」ボタンから「スライド」を選ぶ（1）（2）
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図5 「スライド」アプリのホーム画面が開いたら、「新しいプレゼンテーションを作成」にある「空白」を選ぶ
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図6 パワポとそっくりの画面に切り替わるので、図3と同様にタイトルとサブタイトルを入力する（1）（2）。なお、右側にはテーマのパネルが開くが、邪魔なら右上の「×」を押して閉じる
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グーグル：ファイル名を変更する
図7 上部に仮のファイル名が入っているので、クリックして「プレゼン資料」と書き換え、「Enter」キーを押す
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図8 続けて、「ドキュメントのステータスを確認」をクリックする。「すべての変更をドライブに保存しました」と表示されればOKだ。データはグーグルドライブ（グーグルのクラウドストレージ）に保存されており、編集結果は自動的に上書き保存される
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グーグル：保存されたファイルを確認する
図9 ウェブブラウザーで新しいウインドウを開いてグーグルを開き、「Googleアプリ」メニューから「ドライブ」を選ぶ（1）（2）
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図10 スライドのファイルを確認。右上の「︙」ボタンからダウンロードなどが可能だ。このウインドウは後で使うので、閉じないでおく
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パワポ：2枚目で箇条書きを作る
図11 「ホーム」タブの「新しいスライド」ボタンを押して、2枚目のスライドを追加する（1）（2）
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図12 上部にタイトル、下の枠内に箇条書きを入力する（1）。箇条書き書式が設定されているので、「・」は自動で付く。箇条書きの枠をクリックし、「ホーム」タブにある「フォントサイズの拡大」を何度か押す（2）〜（4）
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図13 「挿入」タブの「アイコン」をクリックする（1）（2）
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図14 上部に「建物」と入力して「Enter」キーを押す（1）。バージョンによっては、画面の左側で「建物」を選ぶと右側にマンションのイラストが表示される。検索結果にあるマンションのイラストを選んで「挿入」を押す（2）（3）
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図15 イラストが配置されたら、内部をドラッグして移動（1）。周囲のハンドル（白丸）をドラッグしてサイズを調整する（2）
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グーグル：2枚目はイラストなしで
図16 グーグルスライドに戻り、「＋」（新しいスライド）ボタンを押して、2枚目のスライドを追加する
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図17 タイトルと箇条書きを入力する（1）。箇条書き書式にはならないので、「・」を入れたいなら自分で入力する。箇条書きの枠をクリックし、「フォントサイズを拡大」ボタンを何度か押す（2）（3）。「アイコン」機能はないので、建物のイラストを入れるなら、自前で用意した画像を「挿入」メニューから挿入する
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図18 ちなみに「フォント」のメニューを開いてみると、パワポより種類が少ないことがわかる。日本語フォントは3種類だ
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機能はやっぱりパワポが上、スマートアートは百人力
3枚目のスライドには、概要や手順などをわかりやすく見せるときに欠かせない図表（チャート）を入れる。
こんなとき、パワポの「スマートアート」機能は百人力。新しいスライドを追加し、中央の「SmartArtグラフィックの挿入」を押して図表の種類を選ぶ（図19、図20）。ここでは「タイムライン」を挿入し、大規模修繕工事のスケジュールを書き込んだ（図21、図22）。
一方、グーグルスライドにはスマートアート機能がないので、ここではスケジュールを箇条書きにした（図23）。図表が必要なら「挿入」メニューの「図形」で四角形や矢印などを描画する。
最後の4枚目には、エクセルで作成済みのグラフを入れよう。パワポもグーグルスライドも表やグラフの作成機能を備えているが、作成済みのグラフを使うほうが断然速くて簡単だ。
パワポではエクセルでグラフ入りのファイルを開き、グラフを選択してコピーする（図24）。そうしたらパワポに切り替えて、枠内にグラフを貼り付ける（図25）。このとき、「元の書式を保持しデータをリンク」形式で貼り付けると、エクセルの更新結果がパワポに自動で反映される。
グーグルには「グーグルスプレッドシート」（以下、スプレッドシート）という表計算アプリがあり、グーグルスライドはそれとの間でデータをやり取りできる。だが、エクセルのファイルは直接取り込めないので、前準備が必要だ。まずはエクセルファイルをグーグルドライブにアップロード（図26）。それをスプレッドシートで開き、同アプリ独自の形式で保存する（図27、図28）。
そうしたらグーグルスライドで4枚目のスライドを追加して、「挿入」メニューの「グラフ」→「スプレッドシートから」でスプレッドシート形式のファイルとグラフを指定して取り込む（図29〜図31）。
エクセルファイルをスプレッドシート形式に変換した時点で、スプレッドシートにない機能は自動補正される。例えば図25のグラフ棒の青いグラデーションは図31のグラフでは単色の青になるといった具合だ。
4枚目のスライドが完成したら、全体のデザインを変更してスライドを再生してみよう。パワポにもグーグルスライドにも「テーマ」機能があり、用意されたテーマを選ぶだけで4枚全部のデザインが瞬時に変わる（図32～図35）。パワポのテーマは多くのビジネスシーンで見慣れているせいか、グーグルスライドのテーマは新鮮だ。
パワポ：3枚目にはスマートアートを
図19 「新しいスライド」を押して3枚目を追加し（1）（2）、タイトルを入力（3）。枠の中央にある「SmartArtグラフィックの挿入」を押す（4）
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図20 左側で「手順」を選び（1）、右側で「タイムライン」を選んで「OK」を押す（2）（3）
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図21 タイムラインが表示されたら、「テキスト」とある部分をクリックしてスケジュールを入力していく
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図22 右端の枠を選択し（1）、「SmartArtのデザイン」タブ（バージョンによっては「SmartArtツール」の「デザイン」タブ）の「図形の追加」をクリック（2）（3）。枠が追加されたら、残りのスケジュールを入力していく
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グーグル：3枚目は箇条書きで済ませる
図23 「+」ボタンを押して3枚目を追加し、タイトルを入力（1）（2）。スマートアートは使えないので、スケジュールは図17と同様に箇条書きにする（3）。図形を使いたければ「挿入」メニューの「図形」で矢印や円、テキストボックスなどを描画する
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パワポ：4枚目にはエクセルのグラフを
図24 事前アンケート結果のエクセルファイル（本誌ホームページに用意）を開く。グラフの余白部分を右クリックして「コピー」を選ぶ（1）（2）
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図25 パワポに戻り、「新しいスライド」を押して4枚目を追加し、タイトルを入力する（1）（2）。中央の枠内を右クリックして「貼り付けのオプション」にある「元の書式を保持しデータをリンク」を選ぶ（3）（4）。この方法だと、エクセルファイルでの更新がパワポにも反映される
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グーグル：エクセルファイルを変換する
図26 図10で開いたグーグルドライブのウインドウに、事前アンケートのエクセルファイルをドラッグしてアップロードする
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図27 アップロードされたファイルを右クリックして「アプリで開く」→「Googleスプレッドシート」を選ぶ（1）〜（3）
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図28 新規タブでファイルが開いたら、「ファイル」メニューから「Googleスプレッドシートとして保存」を選ぶ（1）（2）。これで元のエクセルファイルとは別に、スプレッドシート形式のファイルがグーグルドライブ上に作られる
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グーグル：4枚目にグラフを貼り付ける
図29 「＋」を押して4枚目のスライドを作り、タイトルを入力（1）（2）。「挿入」メニューから「グラフ」→「スプレッドシートから」を選ぶ（3）〜（5）
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図30 先ほど変換したスプレッドシート形式のファイルを選んで「選択」を押す（1）（2）。続く画面でグラフを選んで「インポート」を押す（3）（4）。なお、エクセル形式は選択できないので注意する
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図31 グラフが挿入されたら、上辺中央のハンドル（小さな四角形）をドラッグして大きさを調整する
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パワポ：テーマを変えてスライドを再生
図32 1枚目のスライドに切り替えて（1）、「デザイン」タブの「テーマ」から好みのデザイン（ここでは「オーガニック」）を選ぶ（2）〜（4）
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図33 4枚ともデザインが変わる。文字がはみ出したら「フォントサイズの縮小」ボタンなどで大きさを調整する。「スライドショー」タブの「最初から」を押すと（1）（2）、全画面でスライドが再生され、クリックするたびに次のスライドへと移る
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グーグル：テーマや再生もほぼ同じ手順
図34 1枚目のスライドに切り替えて、「テーマ」をクリック（1）。右側の「テーマ」パネルから「モメンタム」を選ぶ（2）。「プレゼンテーションを開始」を押すと（3）、新しいブラウザーウインドウが開いて再生される
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図35 再生中の画面。左下のコントローラーで停止などができる
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タブレット＆グーグルで作りパワポで仕上げる手もアリ
2つのプレゼンソフトを比較すると、パワポは機能が充実している分、めったに使わない機能も多く、使いたい機能を探すのが大変だ。その点、グーグルスライドは機能や操作がシンプルでわかりやすい。スマホのような小さな画面ではグーグルスライドのほうが使い勝手がいいくらいだ。
グーグルスライドで作成したスライドはパワポ形式でダウンロードできる（図36）。出張中にアンドロイドのタブレットを使ってグーグルスライドでプレゼン資料のベースを作り、帰社したら会社のパソコンのパワポで仕上げるといった“二刀流”の使い方もできる。
グーグル：パワポ形式でダウンロードする
図36 「ファイル」メニューの「ダウンロード」→「Microsoft PowerPoint（.pptx）」を選ぶと（1）〜（3）、パワポ形式でダウンロードできる
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