階層と並び順を整える
図10 同様の操作で残りの部分も、このような「見出し1」と「見出し2」の2階層のアウトラインにする。パワポで読み込むと、「見出し1」で始まるブロックがそれぞれ1枚のスライドになる

パワポ時短作成術 ワードやエクセルと連携、スライドを簡単作成

2021年10月12日
  • パワポだけで作るよりもずっと楽
  • ワードで文章の骨組みを作成する
  • 図3 左横の「オートコレクトのオプション」をクリックして「段落番号を自動的に作成しない」を選ぶと(1)(2)、次の行の連番が消える。この操作をしないと、後で「見出し1」スタイルを設定した際に先頭の数字が消えてしまうので注意する
  • 図4 続けてこのように残りの文章を入力していく。面倒なら、日経PC21ホームページに入力済みのワード文書(文字のみ)を用意したので、それを入手して作業を進めるとよい
  • スライド向けにスタイルを適用する
  • 図6 さらに、2行目にカーソルを置いて「見出し2」を押す(1)(2)
  • 図7 2行目が「見出し2」スタイルの箇条書きになったのを確認したら、「表示」タブの「アウトライン」を押す(1)(2)
  • 図8 「見出し1」「見出し2」をそれぞれ適用した1〜2行目がアウトラインの項目と見なされて「+」マークが付く。3行目をクリックして(1)、「アウトライン」タブの「アウトラインツール」の左端にある「見出し1に変更」を押す(2)(3)
  • 図9 4〜9行目の左余白をドラッグしてそれらを同時選択し(1)、「レベル下げ」を押す(2)。これで選択範囲に「見出し2」が適用される
  • 階層と並び順を整える
  • 図11 「文具の開発・販売」の下にある4行を 左余白のドラッグで同時選択し、「レベル下げ」を押す(1)(2)。選択部分に「見出し3」が適用されたら、同様の操作で「オフィスのトータルプロデュース」の下にある2行も「見出し3」にレベル下げする(3)(4)
  • 図12 ここでアウトラインの順番を入れ替えよう。上から4つめの「見出し1」の「+」アイコンをドラッグして3つめの上に移動する(1)。入れ替わったら、番号を上から「2」と「3」に書き換える(2)
  • フォントを一括変更し、保存して閉じる
  • 図14 これで図1左上のアウトラインが完成。文書を保存して閉じる。閉じないとパワポから読み込めないので注意する
  • パワポでワード文書を読み込む
  • 図16 「ホーム」タブにある「新しいスライド」の「▼」メニューから「アウトラインからスライド」を選ぶ(1)〜(3)
  • 図17 図14で保存したワード文書を選択して「挿入」を押す(1)(2)
  • 図18 ワード文書の「見出し1」がスライドのタイトル、「見出し2」や「見出し3」がその中の箇条書きになる。左側の一覧で1枚目のスライドをクリックし、「Delete」キーで削除する
  • 各スライドの細部を調整する
  • 図20 左側で2枚目のスライドを選び(1)、箇条書きの外枠をクリックして「ホーム」タブの「行間」から「1.5」を選ぶ(2)〜(5)。これで行間がやや広がる
  • 図21 左側で3枚目のスライドを選び(1)、箇条書きの外枠をクリックして「ホーム」タブの「フォントサイズの拡大」ボタンを2回押す(2)〜(4)
  • 箇条書きをスマートアートに変換する
  • 図23 開いた画面の左側で「集合関係」を選び(1)、右側で「横方向ベン図」を選んで「OK」を押す(2)(3)
  • 図24 スマートアートが選択されている状態で、「SmartArtのデザイン」タブの「色の変更」から「カラフル-アクセント4から5」を選ぶ(1)〜(3)
  • エクセルのグラフを貼り付ける
  • 図26 パワポに切り替えて5枚目のスライドを選択(1)。箇条書きの外枠をクリックして枠全体を選択し、「Delete」キーで削除する(2)。続けて「ホーム」タブの「貼り付け」をクリック(3)(4)。この貼り付け方法だと、パワポの「テーマ」を変更した際にグラフの色も変化する
  • 図27 グラフの頂点をドラッグして大きさを調整し(1)、外枠をドラッグして位置を整える(2)
  • エクセルの表を貼り付ける
  • 図29 パワポに切り替えて6枚目のスライドを選択(1)。箇条書きの外枠をクリックして「Delete」キーで削除する(2)。「ホーム」タブの「貼り付け」をクリック(3)(4)
  • 図30 右下の「貼り付けのオプション」を押して「元の書式を保持」を選ぶ(1)(2)。この方法だと、テーマを変えてもエクセルの書式が保持される
  • 図31 表の頂点をドラッグして大きさを調整し(1)、外枠をドラッグして位置を整える(2)。外枠をクリックして表全体を選択し、「ホーム」タブの「フォントサイズ」で文字の大きさを変える(3)〜(5)
  • スライド全体のテーマを変更する
  • 図33 6枚すべてのデザインが変更され、グラフなどの配色も変わる。1枚ずつ細部を確認して、箇条書きなどの配置が不適切だったら修正する。「表示」タブの「スライド一覧」を押すと、図1下の表示になってすべてのスライドが画面全体に並ぶ
  • 図34 6枚目の文字は白に変えよう。表の外枠をクリックし、「ホーム」タブの「フォントの色」を「白、テキスト1」に変更する(1)〜(4)