パワーポイント(パワポ)で使える技をもう少し知っていれば、さらによいプレゼン資料を効率的に作れたのに……こんな苦い経験をしたことがある人も少なくないはず。この連載では、知っておくと資料作りが圧倒的に上達するテクニックを紹介する。第1回目は、複数のプレゼン資料を作り分けるためのテクニックだ。

※日経PC21 2021年6月号の記事を再構成

  パワーポイント(パワポ)では、何十枚ものスライドを使ったプレゼンテーション資料を作ることもある。その際の課題はスライドの管理だ。

 スライドをグループ(セクション)に分けるのは効率的管理の第一歩(図1)。そのうえで、各セクションの先頭のスライドをサムネイルにした目次を作ったり(「ズーム」機能を活用)、全社員向けや新入社員向けなどの目的別にスライドショーを作ったりするテクニックを習得しよう。全スライドに共通の変更を「スライドマスター」で一括適用するワザも覚えておくとよい。

 今回は「健康診断のお知らせ」を例に、スライド管理のコツを解説する(図2)。パワポにある程度慣れた中上級者向けだ。

サンプルファイルはこちら(PC21提供のファイルをJストリームから直接ダウンロードできます)

スライドをグループ分けして目次も作る
スライドをグループ分けして目次も作る
図1 パワーポイントでスライドの枚数が多くなると全体を把握しにくくなる。「セクション」機能でスライドをグループ分けし、「ズーム」機能で目次スライドを作るといったスライド管理術を覚えよう。必要なスライドを抜粋して、全社員向けと新入社員向けのスライドショーを用意するワザも紹介する

たくさんあるスライドを「セクション」でグループ化

 まずはスライドを複数のセクション、すなわちグループに分ける。ここでは全9枚のスライドを「タイトル」「概要」「検査内容」「受診の流れ」の4つのセクションに分ける。具体的には、左側の一覧で上から1、2、5、8番目のスライドを、それぞれのセクションの先頭に指定する。左側でスライドを選択して「セクションの追加」を選び、セクション名を入力すればよい。1番目と2番目のスライドでの操作は図3図6の通り。5、8番目の操作も同様だ。

 図7のように「タイトル」「概要」「検査内容」「受診の流れ」の4つのセクションが完成したら、表示方法を「スライド一覧」に変えて全体を見渡そう(図8)。スライドのサムネイルがセクションごとに横並びになる。必要なら、サムネイルの大きさを右下のスライダーで調整しよう。

 スライドをセクションに分けると、全体の構成を把握しやすくなるだけでなく、セクション単位での移動も簡単に行える。実際に試してみよう。

一連のスライドをセクションに分ける
一連のスライドをセクションに分ける
図2 サンプルファイルを入手してそれを開き、以降の操作を始めよう
図3 左側のスライド一覧で一番上のスライドをクリックし(1)、「ホーム」タブの「セクション」から「セクションの追加」を押す(2)〜(4)
図3 左側のスライド一覧で一番上のスライドをクリックし(1)、「ホーム」タブの「セクション」から「セクションの追加」を押す(2)〜(4)
図4 「セクション名の変更」画面が開いたら、「セクション名」欄に「タイトル」と入力して「名前の変更」を押す(1)(2)
図4 「セクション名の変更」画面が開いたら、「セクション名」欄に「タイトル」と入力して「名前の変更」を押す(1)(2)
図5 一番上のスライドにセクション名の「タイトル」が表示された。次に上から2番目のスライドをクリックし、同様に「セクションの追加」を選ぶ(1)〜(4)
図5 一番上のスライドにセクション名の「タイトル」が表示された。次に上から2番目のスライドをクリックし、同様に「セクションの追加」を選ぶ(1)〜(4)
図6 こちらには「概要」と入力して「名前の変更」を押す(1)(2)
図6 こちらには「概要」と入力して「名前の変更」を押す(1)(2)
図7 同様にして、5番目のスライドに「検査内容」、8番目に「受診の流れ」とセクション名を付ける
図7 同様にして、5番目のスライドに「検査内容」、8番目に「受診の流れ」とセクション名を付ける
図8 「表示」タブの「スライド一覧」を押して(1)(2)、スライドがセクション単位に分かれていることを確認。表示倍率は右下のスライダーで変更できる。確認したら、「表示」タブの「標準」を押して通常表示に戻しておく
図8 「表示」タブの「スライド一覧」を押して(1)(2)、スライドがセクション単位に分かれていることを確認。表示倍率は右下のスライダーで変更できる。確認したら、「表示」タブの「標準」を押して通常表示に戻しておく

セクションを折り畳んで階層を丸ごと移動できる

 表示を「標準」に戻して、「セクション」から「すべて折りたたみ」を選ぶと、左側のスライド一覧がセクション名だけの表示に変わる(図9)。かっこ内は当該セクションに含まれるスライドの枚数だ。この状態で、必要なセクションを展開したり折り畳んだりしながら、セクション単位で全体構成を推敲(すいこう)できる仕組みだ。

 セクション名を上下にドラッグすると、中身のスライドを丸ごと移動できる(図10)。何枚ものスライドを1つずつ移動する手間が省けて時間の節約になる。今回は実験なので、移動したセクションは元に戻しておく。

 次に、スライド修正の強力な助っ人「スライドマスター」を使ってみよう。これは例えば、すべてのスライドのタイトル文字を黒色から緑色に変更したいときなどに重宝する。1枚ずつ手動で変更する手間が省けるので、ぜひ習得しておきたい。

セクションを丸ごと移動してみる
セクションを丸ごと移動してみる
図9 「ホーム」タブの「セクション」から「すべて折りたたみ」を選ぶ(1)〜(3)。左側にはセクション名だけが表示される。続くかっこ内は当該セクションのスライド枚数だ。「検査内容」の左端にある「▷」をクリック(4)
図10 「検査内容」の全スライドが表示される。セクション名の「検査内容」を「受診の流れ」の下にドラッグしてみよう。セクションごと移動することを確認したら、「検査内容」を元の位置(「概要」の後ろ)に戻しておく。「元に戻す」ボタンを押してもよい
図10 「検査内容」の全スライドが表示される。セクション名の「検査内容」を「受診の流れ」の下にドラッグしてみよう。セクションごと移動することを確認したら、「検査内容」を元の位置(「概要」の後ろ)に戻しておく。「元に戻す」ボタンを押してもよい

マスターはいわば設計図、直すと全スライドに即反映

 スライドマスターはいわばスライドの設計図で、すべてのスライドは何らかのスライドマスター(以下、マスター)をベースに作られている。今回の作例では、2枚目以降はすべて「タイトルとコンテンツ」という名前のマスターだ。このマスターを編集することで、全スライドに共通の修正を施せる。

 図11の操作でマスター画面を開くと、左側にマスターの一覧が並ぶので、上から3番目の「タイトルとコンテンツ」を選ぶ(図12)。必ず、基にしたマスターを選ぶのがポイントだ。例えば「新しいスライド」のメニューで「タイトルのみ」を選んでスライドを追加したなら、マスターの修正でも「タイトルのみ」を選ぶ必要がある。

 修正の操作自体は簡単。例えばタイトルの文字色なら、「マスタータイトルの書式設定」の外枠をクリックして、「フォントの色」のメニューで緑色に変更すればよい。マスター画面を閉じると、「タイトルとコンテンツ」のマスターで作った2枚目以降のタイトル文字がすべて緑色に変わる(図13図14)。1枚ずつ修正するのと違って修正漏れを防げるので、スライドの枚数が多いときには非常に助かる。

 パワポのプレゼンテーションでは、冒頭で目次を提示してプレゼンの概要を説明することがある。パワーポイント2019やマイクロソフト365に搭載された「ズーム」機能を使うと、目次スライドを簡単に作れる。

スライドマスターで文字色を一括変更
スライドマスターで文字色を一括変更
図11 各スライドのタイトル文字が黒色であることを確認。「表示」タブの「スライドマスター」をクリックする(1)(2)
図12 スライドマスター画面に切り替わったら、上から3番目のマスター「タイトルとコンテンツ」をクリック(1)「マスタータイトルの書式設定」の外枠をクリックしてボックス全体を選択し(2)、「ホーム」タブの「フォントの色」から「緑、アクセント2」を選ぶ(3)〜(5)
図12 スライドマスター画面に切り替わったら、上から3番目のマスター「タイトルとコンテンツ」をクリック(1)「マスタータイトルの書式設定」の外枠をクリックしてボックス全体を選択し(2)、「ホーム」タブの「フォントの色」から「緑、アクセント2」を選ぶ(3)〜(5)
図13 「スライドマスター」タブの「マスター表示を閉じる」を押して(1)(2)、通常表示に戻す
図13 「スライドマスター」タブの「マスター表示を閉じる」を押して(1)(2)、通常表示に戻す
図14 2枚目以降のスライドのタイトルの文字色がすべて緑色に変わった
図14 2枚目以降のスライドのタイトルの文字色がすべて緑色に変わった

プレゼンの冒頭に目次、「ズーム」機能で自動作成

 今回の9枚のスライドには、全社員向けと新入社員向けの内容が混在しているので、最初に全社員向けの目次を作ってみる。目次スライドは表紙の次に置きたいので、1番目のスライドを選択してから「ズーム」ボタンをクリックする(図15)。

 「ズーム」のメニューには「サマリーズーム」「セクションズーム」「スライドズーム」の3種類があるが、目次を作るときはサマリーズームが便利だ。その設定画面には全スライドが表示されるので、目次に含めたいスライドをチェックする(図16)。

 ここでは2、5、8番目を選択したので、自動挿入された2枚目の新しいスライドに3つのサムネイルが並ぶ(図17)。この目次スライドは「サマリーセクション」という名前の新しいセクションになる。目次スライドのタイトルを変更し、サムネイルのレイアウトを整えよう(図18)。さらにセクション名の「サマリーセクション」を「目次」と変えておく(図19)。

サムネイルの目次スライドを作る
サムネイルの目次スライドを作る
図15 スライド一覧で一番上のスライドをクリックし(1)、「挿入」タブの「ズーム」から「サマリーズーム」を選ぶ(2)〜(4)
図16 「サマリーズームの挿入」画面が開いたら、目次スライドに含めるスライドをチェックする。最初は各セクションの先頭スライドがチェックされているので、1番目の表紙のチェックを外せばよい(1)。2、5、8番目だけがチェックされた状態で「挿入」を押す(2)
図16 「サマリーズームの挿入」画面が開いたら、目次スライドに含めるスライドをチェックする。最初は各セクションの先頭スライドがチェックされているので、1番目の表紙のチェックを外せばよい(1)。2、5、8番目だけがチェックされた状態で「挿入」を押す(2)
図17 「サマリーセクション」として目次スライドが挿入された。画面と違う場所に挿入された場合は、「サマリーセクション」の文字をドラッグして「タイトル」セクションの後ろに移動する
図17 「サマリーセクション」として目次スライドが挿入された。画面と違う場所に挿入された場合は、「サマリーセクション」の文字をドラッグして「タイトル」セクションの後ろに移動する
図18 タイトル枠に「目次」と入力(1)。中にあるサムネイルをドラッグして、3枚横並びにする(2)。移動中に現れる赤いガイド線を目安にすると、ぴったりと揃えて配置できる
図18 タイトル枠に「目次」と入力(1)。中にあるサムネイルをドラッグして、3枚横並びにする(2)。移動中に現れる赤いガイド線を目安にすると、ぴったりと揃えて配置できる
図19 左側で「サマリーセクション」の文字を右クリックして「セクション名の変更」を選ぶ(1)(2)。セクション名を「目次」に変更して「名前の変更」を押す(3)(4)
図19 左側で「サマリーセクション」の文字を右クリックして「セクション名の変更」を選ぶ(1)(2)。セクション名を「目次」に変更して「名前の変更」を押す(3)(4)

サマリーとスライド、2つのズーム機能を使い分け

 次に新入社員向けの目次を作ってみる。ここでは「スライドズーム」を使う。「サマリーズーム」でも作れるが、ここでは両者の違いを比較してみたい。ちなみにそれらとは別の「セクションズーム」は、各セクションの先頭スライドをピックアップするものだ。

 スライドズームでは既存のスライドにサムネイルが配置されるので、あらかじめ目次用のスライドを用意(挿入)しておく必要がある(図20)。そうしたら、そのスライドにタイトルを入力し、「ズーム」ボタンから「スライドズーム」を選ぶ(図21)。

 開く画面で新入社員用の目次に含めるスライドを指定すると(図22)、選択したスライドにサムネイルが配置される(図23)。サマリーズームとは違い、最初は重なって表示される。1つずつドラッグして配置し直そう。

 続いて、これらのスライドから全社員向けと新入社員向けの2種類のスライドショーを作る。ファイルそのものを分けると、共通の修正があったときに都合が悪い。「目的別スライドショー」機能を使えば、同じファイルで複数のスライドショーを用意できる。

新入社員向けの目次スライドを作る
新入社員向けの目次スライドを作る
図20 目次スライドをクリックし、「ホーム」タブの「新しいスライド」をクリック(1)〜(3)
図21 スライドが追加されたら、タイトル枠に「目次(新入社員)」と入力(1)。「挿入」タブの「ズーム」から「スライドズーム」を選ぶ(2)〜(4)
図21 スライドが追加されたら、タイトル枠に「目次(新入社員)」と入力(1)。「挿入」タブの「ズーム」から「スライドズーム」を選ぶ(2)〜(4)
図22 4、6、9、10番目のスライドをチェックして「挿入」を押す(1)(2)
図22 4、6、9、10番目のスライドをチェックして「挿入」を押す(1)(2)
図23 最初は左のようにサムネイルが重なって表示される。いったんクリックして選択を解除し、それぞれのサムネイルをドラッグして下のように配置する。ドラッグ中に現れる赤いガイド線を目安にすると、上下左右をきれいに揃えられる
図23 最初は左のようにサムネイルが重なって表示される。いったんクリックして選択を解除し、それぞれのサムネイルをドラッグして下のように配置する。ドラッグ中に現れる赤いガイド線を目安にすると、上下左右をきれいに揃えられる

全社員向けと新入社員向け2つのスライドショーを作る

 図24の操作で「目的別スライドショー」画面を開いて「新規作成」ボタンを押したら(図25)、「スライドショーの名前」を「全社員」に変更し、使用するスライドを選択する(図26)。新入社員向けのスライドショーも同様の操作で作れる(図27〜図29)。あとは、プレゼンの対象者に合わせて「目的別スライドショー」から「全社員」もしくは「新入社員」を実行すればよい(図30)。

 スライドショーの実行時は、ズーム機能で作った目次スライドの機能にも注目したい。目次スライドのサムネイルには当該スライドへのリンクが自動的に設定されている。サムネイルのクリックでジャンプできることを確認しよう(図31)。

 最後の仕上げにスライド番号を付ける。スライドの右下などに連番があると、質疑応答の際に「○番の」と指定できて重宝する。表紙には付けず、2枚目以降に1から始まる連番を付けるとスマートだ(図32〜図37)。ただし、この設定を行うと、ズーム機能の設定画面でサムネイルのタイトルがずれてしまう(図38)。必ず最後に行おう。

目的別スライドショーを作る
目的別スライドショーを作る
図24 「スライドショー」タブの「目的別スライドショー」から「目的別スライドショー」を選ぶ(1)〜(3)
図25 開いた画面で「新規作成」をクリック
図25 開いた画面で「新規作成」をクリック
図26 開いた画面の「スライドショーの名前」欄に「全社員」と入力(1)。左側の一覧で1、2、4、5、7、8、10、11番目のスライドをチェックして「追加」を押す(2)(3)。チェックしたスライドが右側の「目的別スライドショーのスライド」欄に追加されたのを確認して「OK」を押す(4)
図26 開いた画面の「スライドショーの名前」欄に「全社員」と入力(1)。左側の一覧で1、2、4、5、7、8、10、11番目のスライドをチェックして「追加」を押す(2)(3)。チェックしたスライドが右側の「目的別スライドショーのスライド」欄に追加されたのを確認して「OK」を押す(4)
図27 「目的別スライドショー」画面に戻ったら、「全社員」が追加されたのを確認して「新規作成」を押す
図27 「目的別スライドショー」画面に戻ったら、「全社員」が追加されたのを確認して「新規作成」を押す
図28 「スライドショーの名前」欄に「新入社員」と入力(1)。左側で1、3、4、6、9、10、11番目のスライドをチェックして「追加」を押す(2)(3)。チェックしたスライドが右側に追加されたのを確認して「OK」を押す(4)
図28 「スライドショーの名前」欄に「新入社員」と入力(1)。左側で1、3、4、6、9、10、11番目のスライドをチェックして「追加」を押す(2)(3)。チェックしたスライドが右側に追加されたのを確認して「OK」を押す(4)
図29 「目的別スライドショー」画面に戻ったら、「新入社員」が追加されたのを確認して「閉じる」を押す
図29 「目的別スライドショー」画面に戻ったら、「新入社員」が追加されたのを確認して「閉じる」を押す
目的別スライドショーを実行する
目的別スライドショーを実行する
図30 「スライドショー」タブの「目的別スライドショー」から「全社員」を選ぶ(1)〜(3)
図31 全社員向けのスライドショーがスタートする。クリックすると次のスライドへ進む。中止は「Esc」キー。目次スライド内にあるサムネイルをクリックすると該当スライドにジャンプする
図31 全社員向けのスライドショーがスタートする。クリックすると次のスライドへ進む。中止は「Esc」キー。目次スライド内にあるサムネイルをクリックすると該当スライドにジャンプする
スライド番号を付ける
スライド番号を付ける
図32 「挿入」タブの「スライド番号」をクリックする(1)(2)
図33 「ヘッダーとフッター」画面が開いたら、「スライド」タブの「スライド番号」と「タイトルスライドに表示しない」をチェックして「すべてに適用」を押す(1)〜(4)
図33 「ヘッダーとフッター」画面が開いたら、「スライド」タブの「スライド番号」と「タイトルスライドに表示しない」をチェックして「すべてに適用」を押す(1)〜(4)
図34 2枚目以降のスライドの右下に2から始まるスライド番号が付く
図34 2枚目以降のスライドの右下に2から始まるスライド番号が付く
図35 「デザイン」タブの「スライドのサイズ」から「ユーザー設定のスライドのサイズ」を選ぶ(1)〜(3)
図35 「デザイン」タブの「スライドのサイズ」から「ユーザー設定のスライドのサイズ」を選ぶ(1)〜(3)
図36 「スライドの開始番号」を「0」に変更して「OK」を押す(1)(2)
図36 「スライドの開始番号」を「0」に変更して「OK」を押す(1)(2)
図37 2枚目以降の番号が1からになった。文字の大きさはスライドマスターで変更する
図37 2枚目以降の番号が1からになった。文字の大きさはスライドマスターで変更する
図38 開始番号を0にすると、ズーム機能の設定画面でサムネイルのタイトルがずれてしまうので注意する。開始番号の変更は一番最後に行うとよい
図38 開始番号を0にすると、ズーム機能の設定画面でサムネイルのタイトルがずれてしまうので注意する。開始番号の変更は一番最後に行うとよい
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