※日経トレンディ 2020年6月号の記事を再構成

各社で導入が進むマイクロソフトのビジネスチャットツール「Teams」。マスターすればメールや電話でのコミュニケーションよりも、部内の連携は密になる。導入から使い方まで豊富な図版で丁寧に説明した書籍『Office 365 Teams 即効活用ガイド』(岩元 直久著 日経BP)から、コミュニケーション機能を抜粋して紹介。

『Office 365 Teams 即効活用ガイド』(岩元 直久著 日経BP)2020年4月22日の発売後すぐに重版が決定した
『Office 365 Teams 即効活用ガイド』(岩元 直久著 日経BP)2020年4月22日の発売後すぐに重版が決定した

メッセージを投稿してみよう

 メッセージの投稿はチームのメンバー間の新しいコミュニケーションの基本である。投稿したメッセージは、チームおよびチャネルのメンバー全員が閲覧できるため、同じ業務に関わるメンバーの情報共有がスムーズに進む。

 Teamsに作った各チームには、初期状態で「一般」のチャネルが設けられている。特別なチャネルを作成していないときは、チームのメンバー全員が利用できる「一般」が利用できる。自分たちの使い勝手に合わせてチャネルを作成した場合は、チーム名の下の「一般」のさらに下にチャネル名称が並ぶ。一般またはその他のチャネル名称をクリックして選び、そのチャネルごとにメッセージをやり取りする形態となる。

 実際にメッセージを投稿するときは、画面右側にある入力欄に文字を入力する。LINEやTwitterなどでもおなじみのメッセージの入力方法なので、迷うことはないだろう。メッセージを入力し終えたら、紙飛行機型の「送信」アイコンを押す。これで送信が完了。送信したメンバーのTeams画面では、自分のメッセージの左側に青いバーが表示される。メッセージを受け取ったほかのメンバーの画面にはバーはなく、どのメッセージが自分が投稿したものかを判別できる。

 メッセージに返信するときは、表示されたメッセージのすぐ下の「返信」の欄に入力する。送信アイコンをクリックすれば返信できる。当たり前のようだが、「返信」を使うことがTeamsのメッセージを有効に活用する1つのポイントだ。「返信」によって複数の会話が1つのスレッドとして管理され、チャネル内のコミュニケーションをまとまりとして読み取れるようになる。さらに下の「新しい会話を開始します。……」の入力欄に返信してしまうと、直前のメッセージとの関連が途切れてしまうので、LINEなどで最も下の入力欄に書き込むスタイルに慣れている人は注意したい。

メッセージを送信する

メッセージの文字を入力し、紙飛行機形の送信アイコンをクリックして送信
メッセージの文字を入力し、紙飛行機形の送信アイコンをクリックして送信
送信が完了。自分が送信したメッセージには左端に青いバーが付く
送信が完了。自分が送信したメッセージには左端に青いバーが付く
他のチームメンバーの画面。メッセージが送られているが、左端にはバーが付いていない
他のチームメンバーの画面。メッセージが送られているが、左端にはバーが付いていない

メッセージに返信する

メッセージに返信するときは、「返信」の欄にメッセージを入力
メッセージに返信するときは、「返信」の欄にメッセージを入力
メッセージを入力したら紙飛行機形の送信アイコンをクリック
メッセージを入力したら紙飛行機形の送信アイコンをクリック
元のメッセージを送信したメンバーの画面。返信が表示された
元のメッセージを送信したメンバーの画面。返信が表示された
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