英語のビデオ会議では、議論中の軌道修正に加えて、最後の確認が重要なポイントとなる。課題の確認にはどのような英語表現が適切か。タイムマネジメントの方策も含めて、シリコンバレーの著名通訳者であるミッキー・グレース氏に解説していただく。

会議では合意に至らないことも少なくない(画像/Shtterstock)
会議では合意に至らないことも少なくない(画像/Shtterstock)

 今回は、単に参加者が意見を出し合って終わりではなく、ちゃんと会議の成果を出すこつについて議論します。会議でいくら活発に議論が行われても、それが取りまとめられなければ成果としては何も残らず。会議を開いたことがムダになってしまいます。

 取りまとめでは、誰が何と発言したかはさほど重要ではなく、合意事項、意見が分裂して合意に持ち込めなかった事項、宿題やアクションアイテム、フォローアップ、次のステップなどを確認できることが鍵となります。

 議事録のような正式な記録を残さないまでも、上記の内容を盛り込んだ議事メモを作成するのには、会議を録音しておいて後で聞き直してメモを取るのでは非効率です。いかに効率よく会議をまとめるかが、できるビジネスパーソンの腕の見せどころなのです。

 まずは会議を録音しておくか否かを確認しましょう。ビデオ会議サービスには録音機能が付いている場合がほとんどですし、Otterのような書き起こしツールを使うという手もあります(本連載 第6回参照)。

会議開始前の確認事項

  • Are we going to record the meeting today?
    (今日の会議は録音しますか?)
  • Shall we record the meeting today?
    (今日の会議は録音しておきましょう)
  • I am going to turn on recording.
    (録音をオンにしますね)
  • Let's use otter for transcribing.
    (Otterで書き起こしましょう)