リアルで開催される発表会が増えてきました。とはいえ、まだまだ新型コロナウイルス感染症に油断してはなりません。感染防止に備えつつ、安全な発表会を開くためにはどんなグッズがあると便利なのでしょうか。その一例を紹介します。

スーツケースの中には発表会に必要な便利グッズがぎっしり詰まっています ※写真はイメージ(写真提供:Roman Samborskyi/Shutterstock.com)
スーツケースの中には発表会に必要な便利グッズがぎっしり詰まっています ※写真はイメージ(写真提供:Roman Samborskyi/Shutterstock.com)

 先日、自販機型の自動調理ソリューションを提供する「Yo-Kai Express(ヨーカイエクスプレス)」という、シリコンバレー発フードテックベンチャーの発表会をサポートしました 関連記事「次世代ラーメン自販機『ヨーカイ』 一風堂コラボに続く2つの秘策」 。「まん延防止等重点措置」が解除されたとはいえ、新型コロナウイルス禍の影響は続いています。今回の発表会場はJR東京駅構内で、ホテルやイベント会場ではなかったこともあり、とりあえず必要だと思うものを用意したら持ちきれなくなりました。結局、2~3泊できるスーツケースいっぱいに。今回はその中身について紹介しましょう。コロナ対策だけでなく、広報の基本セットも含まれるので、発表会の内容に合わせてぜひ参考にしてください。

実際のスーツケースの中身はこちら(写真/遠藤眞代)
実際のスーツケースの中身はこちら(写真/遠藤眞代)

イベント当日の窓口をサポートする「受付キット」

(1)文房具
黒ボールペン数本、赤ボールペン1本、黄色か緑のマーカー、ホチキスと芯、クリアファイル(配布資料用)、養生テープ

 発表会をやると、大抵黒ボールペンが1本以上無くなります。登壇者や偉い人とかが「ボールペンある?」と言って持って行ったまま帰ってこない、なんてケースですね。ですので何本か用意しておきましょう。

 マーカーの使用頻度は低いのですが、ないと心配です。当たり前ですがコピーしても影響の出ない色がお薦めです。ホチキスは発表資料などを人海戦術で束ねる際に役立ちます(誤記で印刷し直し、なんてことがたまにありますからね)。

 粘着テープは跡に残る場合があるので、養生テープのほうが便利です。透明や緑のものしか知らなかったのですが、今回は黒い養生テープが登壇者の立ち位置に貼ったり、埋め込みライトの光を遮断したりするのに役立ちました。貼っても目立たず、とても使い勝手が良かったので、次回から常備しようと決めました。

(2)名刺関連グッズ
名刺盆、名刺保存用ファイル、首掛けストラップ&名刺ホルダー

 名刺盆は大きめのものを常備しておくといいでしょう。しかし紛失することも多く、無くなっていることにイベント前日に気づいて慌てる、なんてことがあります。私は、百均ショップで和菓子用の長四角のお盆をいくつか買ってしのいだことがあります。小さいのでたくさん名刺を置けないのですが、直置きするより百万倍良い。困ったときは百均ショップにGOです。

 名刺保存用のファイルは、今回A4タイプの製品を百均ショップで買ったのですが失敗しました(百均ショップが悪いわけではない)。置き方によっては名刺が滑って出てきてしまうし、写真を撮るとテカって文字が読み取れないと不評でした。名刺保存用のファイルは、シボがあって光らない、しっかりしたつくりの製品を選びましょう。節約する部分を間違えました。

有料会員になると全記事をお読みいただけるのはもちろん
  • ①2000以上の先進事例を探せるデータベース
  • ②未来の出来事を把握し消費を予測「未来消費カレンダー」
  • ③日経トレンディ、日経デザイン最新号もデジタルで読める
  • ④スキルアップに役立つ最新動画セミナー
ほか、使えるサービスが盛りだくさんです。<有料会員の詳細はこちら>
6
この記事をいいね!する

『マスコミ対策の舞台裏 役員からの電話で起こされた朝』

『マスコミ対策の舞台裏 役員からの電話で起こされた朝』
2022年12月19日発行
 連載「風雲! 広報の日常と非日常」が本になりました。これまで3年半以上に及ぶ、約150本のコラムの中から、「マスコミ対策」に焦点を絞って再編集。企業や個人までも手軽に情報発信できるSNSがもてはやされる今日ですが、“バズった”記事の出どころをたどると、マスコミの記事や番組であることが少なくありません。だからこそ、企業は「情報の源流」でもあるメディアへの対策を十分に練り、正しい情報を伝え、記事や番組として発信してもらう重要性がこれまで以上に高まっていると言えます。本書は連載でおなじみの現役広報パーソンである二人の著者(鈴木正義氏、遠藤眞代氏)が、20年以上にわたる記者や編集者との生々しい駆け引き、社内でのあつれき、成功談・失敗談から導き出された「記事や番組に採用されるためのテクニック」「メディアとの関係構築法」「危機感管理術」などを、当時の現場の様子や本音を交えながらリアルに書きつづっています。読み物としても楽しめる中身の濃い1冊に仕上がっています。

第1章 広報しか知らないマスコミの素顔
第2章 取材対応こそ危機管理の要
第3章 経営者が知っておくべきマスコミ対応の落とし穴
第4章 掲載を勝ち取るマスコミへのアプローチ
第5章 天国と地獄が交錯するプレス発表会
第6章 今だから言える企業広報の裏話
全83エピソード(350ページ)
Amazonで購入する