たとえ無観客であったとしても、イベントを開催した場合は結果を報告するために参加人数を集計するのが普通です。これは広報が担当する記者発表会でも変わりません。そこで今回は、広報の裏方仕事の1つである「出欠確認」に焦点を当てます。

「ご出席ですね。どうぞよろしくお願いいたします」。記者発表会の出席の声がけは広報の大切な仕事です　※画像はイメージ（写真：fizkes／Shutterstock.com）

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オンライン発表会の増加でメディアの認識に変化

　新製品などの記者発表会の開催日、事業担当者がまず知りたいのは出席者の人数です。これは開催がリアルでもオンラインでも同じです。この出欠確認は当日だけの仕事だと思われがちですが、発表会のプランニング段階から始まり、発表会当日まで続く仕事だと言ってもいいでしょう。

　プランニングの初期段階で出席者数を想定し、それに合わせて会場を選びます。リアルなら席数、オンラインであれば何人規模の配信プランを選択するかを決めていきます。このタイミングで見積もった出席者数と発表会当日に集計した出席者数の差が少ない、あるいは少し多いくらいだと成功と考えていいでしょう。

　もはや主流となりつつあるオンラインとリアルとのハイブリッド開催では、これまで以上に広報が配慮すべき要素は増えます。異なる環境下で、広報発表会に参加いただくことを念頭に置いておかなくてはなりません。

　オンライン発表会に慣れたメディア側からすると、移動時間とコストのかかるリアルの発表会は、いまや「わざわざ会場まで足を運ぶ発表会」という認識に変わったのではないでしょうか。そのためハイブリッドの場合、出席確認の仕事としてなぜリアルのほうに出席してくださったのか、その理由を把握することは、メディアの関心度を測る上で大切です。

　当日の出欠確認の前に、「案内状送付」や「声がけ」という仕事があります。プランニング段階で発表規模を決めておきますが、さらにどのメディアや記者に案内状を送付するのかも決定します。出席の声がけをする際は、メディアに「見たい」と思ってもらえるような材料をそろえておくのが理想です。広報の出欠確認係としては、発表会へ出席する価値があると決断できるだけの具体的な情報をそろえたいもの。それが少ないと、出席率も下がってしまいます。

　ハイブリッドという便利な方法ができたことで、メディアに対し「リアル・オンライン・アーカイブ」という3つの情報提供方法を用意できるようになりました。これにより、以前に比べて出席に対するハードルは低くなったので、メディアの立場になって、どれが落としどころとしてベストなのか考えながら、声がけをするといいでしょう。