コロナ禍の現在、広報の仕事をリモートで行う機会が増えてきました。取材や発表会をオンラインで、というのがもはや当たり前になりつつあります。ある意味不自由な環境ですが、だからこそ新しい広報業務の姿も見えてきます。

リモートで行う広報業務、ミスコミュニケーションに要注意 ※画像はイメージ(画像提供: elenabsl/Shutterstock.com)
リモートで行う広報業務、ミスコミュニケーションに要注意 ※画像はイメージ(画像提供: elenabsl/Shutterstock.com)

リモートでの広報発表文の確認プロセス

 フリーランスとしてパソコン1つで私が広報の仕事を始めたのは、2013年。企業に勤める広報スタッフのように、会社に常駐して業務に携わってきたわけではありません。それが今回のコロナ禍によって、企業内の広報スタッフもリモートで対応せざるを得なくなっています。そこで今回は、これまでリモート中心で広報業務をこなしてきた私の経験から、特に気をつけていることをお伝えしようと思います。

 リモートでもある程度の広報経験があれば、ルーティンの仕事はそれなりに回せます。しかしちょっとしたフォローが欠けると、情報の送り手と受け手の認識や意図が異なるミスコミュニケーションのトラブルが起こりがちです。

 例えば広報発表文に関する社内のミスコミュニケーションです。内容の「ちゃぶ台返し」や、変更したことが元に戻ってしまう「先祖返り」は、現実でも起こり得る恐ろしい事故ですが、リモートの場合はより慎重な対応が求められます。

 広報発表文は情報開示前に多くの人の内容確認が必要となります。最近、私はWeb会議システムのZoom(ズーム)と、クラウド上でファイルなどを共有するGoogle docsなどを併用して、参加者全員が同時に作業を目視しながら広報発表文を詰めるという方法をよく使います。実際の確認会議と同じようなイメージで進められ、Web会議も録画できて履歴が残るので、「言った、言わない」のごたごたがなくなります。

 社内規定などで上記のような方法が使えない場合は、メールで関係者に広報発表文のたたき台を送付し、内容確認をお願いすることになります。この場合、関係者全員に確認のお願いメールを送ると、同じ部署内の異なるメンバーから正反対の意見が送られてきて、“カオス化”してしまいかねません。ミスコミュニケーションを避けるには、各部署(商品企画、開発、営業など)の代表者を1人決め、部署の意見をまとめてもらい、その代表者から返信いただくよう先手を打つといいでしょう。特にリモートの場合、掛け違えたボタンを直すのは、リアルの場以上に手間と労力を必要としますので、最初が肝心です。

 いずれの方法でもミスを減らす鍵になるのは、責任の所在を示す履歴や証拠を残すことです。各部署から吸い上げたコメントを反映し、広報でまとめたら、その都度(上書きではなく)新規保存しましょう。末尾に日時と名前を入れたファイル名、例えば「発表資料_09011730遠藤(9月1日17時30分に遠藤が保存した、という意味)」のようなファイルを作ります。

 面倒なようですが、都度新規保存をしておくと、変更履歴を振り返れますし、ミスが起こりづらい状況をつくれます。余談ですが、ファイル名に「Ver.1」といった表現を使う方もいらっしゃいますが、これは作成者しか分からない暗号のようなもの。修正者が誰なのか、いつ修正されたものなのか、作成者以外は分からないので、複数で回覧するには不向きです。