ウェビナー開催 6つの注意ポイント

 今回ウェビナーを運営するに当たり、注意したポイントは以下の6つでした。

【1:参加者の登録と特定】運営方法、参加者の手間。

【2:参加者からの見え方】1つ操作するごとに、参加者からの見え方がどう変わるのか。

【3:質疑応答】挙手、音声、チャット、Q&Aどれを使うのか。各方法の組み合わせやタイミングをどうするか。

【4:コミュニケーション】ウェビナー開催の前後に参加者へのケアはできるのか。

【5:準備】1人でできるか。何を用意し、確認すべきなのか。

【6:運営】ウェビナー当日は登壇者以外の手を借りずに進行可能か。

 Zoomに関する基本情報は、米国本国のオフィシャルサイト内にあるレクチャービデオを見れば全体像がつかめました。ただ、これだけでは参加者からの見え方や満足度をチェックできません。そこでテストのウェビナーを自分1人で20回ほど行い、さらに知人にお願いして複数人での検証も5回ほど実施しました。

 1人で検証した際に用意したのは、PC2台とスマホとタブレットの端末計4台と、ぬいぐるみ2体(ホスト&パネリスト役)。メインPCをホスト役にして、残りの3台をパネリストや参加者に割り当てました。参加者側からの見え方を想像しながら進行の手順を何度も練り直しました。その流れを基に、ホスト、パネリスト、参加者の画面をキャプチャーして、登壇者用の進行台本を作成。さらにこれは当たり前かもしれませんが、案内の受け取りから登録作業、登録確認メール、リマインドメール、お礼メールの受け取りも“予行演習”を行い、かなり試行錯誤を繰り返しました。

 そしてウェビナー当日。順調に進行したのですが、最後にやらかしました。

 準備に余念がなかったにもかかわらず、スタート時には開いていた(らしい:参加者談)チャット機能が、何らかの操作ミスで閉じてしまいました。それに気づかず質疑応答タイムを迎えた途端、私の携帯に「チャット閉じているよ。書き込めないよ」というメッセージが次々届きました。

 あれだけ参加者側の画面を気にしていたのに、なぜ当日、1人ヘルプを立てなかったのか……悔やんでも悔やみきれません。