新型コロナウイルスの感染拡大は広報業務に大きな影響を与えています。その1つがメディアからの取材対応です。これまではリアルな現場で行うのが基本の取材でしたが、現在はオンラインが増えています。便利な一方、限界もあります。少しでもリアルな雰囲気に近づけるにはどうすればいいのでしょうか。
オンラインで大切な、話の取っ掛かり
先日、小学生の娘がオンラインで友達と集まりました。最初はワーキャー盛り上がっていたのですが、10分ぐらいすると友達が「今日って何のために集まったんだっけ」と。はっとしました。ごめんごめん、何も考えていなかった。だって、普段会うときは言われたことがなかったし……。
毎日のように遊んでいた同じ学校の友達同士でも、何かしら話の取っ掛かりや理由がないと“迷子”になってしまうのがオンラインでのコミュニケーション。そんなことに改めて気づかされました。
リアルでのコミュニケーションの場合は、情報量が多いからか無意識でも話の取っ掛かりが作れます。しかしオンラインの場合は、意識して取っ掛かりになる“何か”を用意したほうがいいでしょう。
取材の場合、受ける側と記者側が初対面で、双方があまり知らない同士で話す場合が多いものです。リアルの取材だと、物理的に空間を共有できる取材前後の時間があります。これがコミュニケーションを円滑にするのに、とても有効なのです。
取材前には、記者を待ち合わせ場所から取材場所へお連れするまで時間があります。ほんの数分ですが、そこでのコミュニケーションを基に、取材を受ける側とする側をつなぐための取っ掛かりを探せるので実は貴重です。そこで感じとった空気感によって、取材中に和ませるべきか、ぴりっとしたほうがいいのかなど、雰囲気づくりを決める情報になるからです。取材後についても、感想を伺ったり、情報の過不足を確認したりと、取材の微調整が行える貴重な時間です。
オンラインでもリアルの取材に近づける方法
現在はリアル取材にこだわるわけにはいきません。緊急事態宣言が出されているなか、取材を受ける側や記者の健康リスクを考慮すると、広報としてオンラインでの取材をお願いせざるを得ない。そんなケースも増えてきました。
私自身も手探りなのですが、オンライン取材でもリアル取材での情報量に近づけるためにできそうなことを考えてみました。
【つかみはOKか】
今、テレワーク時の“背景選び”がはやっていますが、これは取材にも使えそうです。リアルの取材だと外を歩いて来られた方に「今日は暑いですね～」とか、「今年は花粉が少ない感じがしますね」などと、他愛もない季節の話題も触れられます。しかしオンライン取材時に、モニターに映る屋内の白壁では話題としては触れづらい。そう考えると、壁紙は使わないにしても、子供部屋でやるとか、庭に出てみるとか、特徴のある背景にしておくと、相手から話題にしてもらいやすいので、一気に雰囲気が和むものです。
【10分前ぐらいから部屋に入っておく】
オンラインでもとりあえず早めに入っておくのがよさそうです。時間ぴったりにスタートするより、少し早めに入って雑談でもしておくと場が温まります。オンラインで緊張するのは子供だけではないはずです。
【リアルに触れられるものを用意する】
リアル取材の場合、手元に資料や商品などがあります。記者は資料を見ていても、相手の顔や動きをチェックしながら取材できます。もし商品などの取材なら、事前に送っておいてもいいでしょう。送る商品がなくても、説明で使用するプレゼン資料を事前に送付するのもありだと思います。
オンラインの場合、資料が画面共有された途端、相手の顔が見えなくなってしまうことがよくあります。資料を事前に送っておけば、別画面で資料を見て、ずっと相手の顔を見ながら取材ができます。取材される側の表情で力を入れている箇所なのかどうかも推察できるでしょう。取材する側とされる側が同じものを持っていれば、気兼ねなく商品を見ながら話せます。取材される側が話している最中の画面は、キャプチャーして記事に使われる可能性があることを意識し、対応を考えておいたほうがいいでしょう。
【広報は画面に顔を表示するか、しないか】
広報がメインで話さない場合は、広報の顔出しは画面がうるさくしてしまうだけかもしれません。取材を受ける側が提供する情報の過不足をフォローするという役割がメインなら、オンライン取材の冒頭と終了間際だけ顔を表示し、取材中はカメラを切って“天の声”での出演がちょうどいいかもしれません。
【取材後のフォロー】
取材後、記者との他愛もないトークがなく、テレワークの打ち合わせの乗りで素っ気なく終わってしまうと、取材のフォローができません。そんなときは、メールでもLINEでも電話でも何でもいいので、取材直後に記者に連絡を入れるといいでしょう。そのままオンライン取材をした部屋で少し話を続けるのもありだと思います。
【取材前のコミュニケーション】
オンラインでの打ち合わせを始めた頃、私がよくやっていたのは、取材場所のURL捜索です。また、どのオンライン会議ツールを使うのかは非常に重要です。場合によってはインストールが必要なため、手間取ることもありました。取材アレンジの際に伝えるのはもちろんですが、前日や当日朝でも、取材場所のURLや、どのツールを使うのかを再度知らせておいたほうがよさそうです。社内打ち合わせと違って、共通のインフラではないことを意識しておきましょう。
現状は私も手探り中なので、他にも広報の皆さんが気を付けていることがあれば、教えてください。日経クロストレンドにはコメント機能もあるので、よろしければそちらに投稿をお願いいたします。