3割超が件名に「興味のある文言」を重視

 面識のあるメディア関係者(新聞、ウェブ、雑誌などで活躍されている合計109人の方々)に対して独自にアンケートを実施したところ、「忙しくてメールはスマートフォンで読むことが多いから、それを意識してほしい」というコメントを頂きました。確かに移動が多いマスコミの方は、スマートフォンでメールを受信しているケースが多いでしょう。

 そこで私の場合、受信メールリストに表示された際に大まかな内容が把握できるよう、発信者(全角15文字以内)、タイトル(同20文字以内)、あとメール本文の冒頭は43文字を意識しています。この合計「78文字」の中に必要な情報を盛り込めるかどうかが勝負のしどころです。使っているスマートフォンやメールアプリなどによっては、さらに簡潔にしたほうがいい場合もあるでしょう。

 アンケートではメールの件名表示などから「プレスリリースのメールを開くかどうか決める要素は何なのか?」についても聞きました(複数回答OK)。その結果は以下のグラフのようになりました。

【質問】「プレスリリースのメールを開くかどうか決める要素は何なのか?」

出所:2019年9月~10月実施「マスコミアンケート」</br>(c)2019Doen 
出所:2019年9月~10月実施「マスコミアンケート」
(c)2019Doen 

 この結果から1位はニュースバリュー、2位は企業バリューを重視しているということが分かります。面白そうだと感じれば、企業の知名度などはひとまず置いておいて約3分の1の記者や編集者がメールを開く。それほど多くありませんが、送信者の名前や個別送信かどうかにもメールを開こうと思わせる力がありそうです。

 「僕個人宛てに送られて来たメールだと、開く可能性が高いです」「数多く届くので、正直送信者で判断してしまう部分があり、担当企業や知っている広報の方からのメールを優先的に見ています。それ以外はほぼ読まずに……ということも」。広報としてはこのように言われるよう頑張りたいですね。

企業名だけのタイトルはやめてほしい

 おまけとして今回のアンケート結果から、耳の痛いご意見も紹介しましょう。

 「タイトルに企業名だけというのはやめてほしい。開いても関係ないってときは時間の無駄感が大きいです」。……これはもったいない。

 「メールアドレスで送信者が誰か分かる場合と分からない場合で、件名に必要な情報は変わります。例えばメール配信サービスからなら件名に企業名は必須ですが、大手広報からのリリースの件名に企業名は邪魔です」。特に長い社名の会社は文字数のロスが多いですね。

 「発表会の案内には件名に【発表会】などと付けてほしい。差出人で分かるのに、件名が何でも社名から始まり、リリースと発表会の案内の違いが分かりづらいです」。このコメントにはある有名企業の名前が書いてあったのですが、さすがに削除しました。心当たりのある広報担当者はぜひ見直しを。

 次回は今回のアンケートの1位だった「件名に興味のある文言」について掘り下げます。タイトルを含め、78文字の中に入れておきたい要素、入れないほうがいい要素をより具体的に見ていきます。