事実に基づくデータは、どんなに言葉を積み重ねてもかなわないほどの説得力を持つことがある。そのデータを視覚的に伝えるのがグラフの役割だ。今回は、PowerPoint(パワーポイント)のスライドに貼り付けることを前提に、見やすいグラフをExcel(エクセル)で作るための勘所を紹介する。

短時間でデータの違いを見せるスライドと、じっくり読み込んでもらう企画書では、グラフの作り方にも違いがある(写真/Shutterstock)
短時間でデータの違いを見せるスライドと、じっくり読み込んでもらう企画書では、グラフの作り方にも違いがある(写真/Shutterstock)

 Excelのワークシートに数値を入力し、セルの範囲をマウスで選択して「挿入」タブからグラフの種類を選べば、即座にグラフが作成できる。読者の皆さんも、よくご存じの手順だろう。

 見やすいグラフの作り方と聞いて「人と同じようなグラフはイマイチだなどと言いつつ、見た目に手を加えるのだろう」と思う人もいるかもしれない。だが僕は見た目を派手にしたり、要素を追加して複雑にしたりするのは「スライドを簡潔にして、話に集中させる」というプレゼンテーションの新しいトレンドに合わないと思うのだ。

 企画書に貼り付けるグラフなら、それらの点に多少こだわっても問題はないだろう。企画書というものは、じっくりと腰を据えて読んでもらうためのものだからだ。だが、時には秒単位で情報を次々と提示していくプレゼンのスライドでは、グラフもシンプルであるに越したことはないのだ。

 今後はリモート会議システムなどを使って、オンラインでプレゼンする機会も増えてくるだろう。ネット越しのプレゼンでは「文字は大きく太く」「グラフはシンプルで大きく分かりやすく」が大前提だ。

■Excelでグラフを作成
■Excelでグラフを作成
Excelでグラフを作成しているところ。「挿入」タブでグラフの種類を選ぶだけでグラフが出来上がる。後はPowerPointのプレゼン資料に貼り付ければいいのだが、その前にグラフをシンプルにする
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