新型コロナウイルス感染症の流行で、一気に広まったテレワーク(リモートワーク)。ビデオ会議やコラボレーションツールを使い、社員同士がリモートでやり取りするようになると、社内コミュニケーションの形も変化する。それに戸惑う人も多いのでは? テレワーク時代の新常識を考える。

ビデオ会議が増えると社内コミュニケーションは従来よりも難しくなる(写真/Shutterstock)
ビデオ会議が増えると社内コミュニケーションは従来よりも難しくなる(写真/Shutterstock)

 コロナ禍が長引く中、リモートワークがかなり浸透してきました。感染拡大が深刻化し始めた春から現在まで、もう4、5カ月ほどリモートワーク生活を続けているという人もいるでしょう。この環境での仕事の進め方にも慣れてきた頃ですよね。

 同時に、今まで当たり前だったことがリモートではうまくいかず、戸惑っている人もいるかもしれません。これまで疑問を持たずにしてきたことが、気づかないうちに仕事の質や効率を下げている可能性はあります。特に課題が多いのは、オンラインでの社内コミュニケーションです。

今までの社内コミュニケーションを再編しよう

 オンラインでの社内コミュニケーションというと、メールやチャットなどの文字のやり取り、音声通話、そしてビデオ会議などがあります。ここで大事なのが、日常的なコミュニケーションをどのツールで行うか、きちんと仕分けること。リモートになったからといって、毎日あるいは毎週行われていた社内の定例会議をすべてビデオ会議に置き換えるのは非効率です。

 リモートワークになると、出社していた頃とは違って、就業時間内であってもそれぞれ家のことなど適宜しながら自分で時間を管理して働いているはずです。就業時間をずらしたり、分断勤務にしたりする人も増えていますよね。会議に適した時間、都合のいい時間は、これまで以上に人によってまちまちになります。よって、複数人に対して決まった時間を押さえることの意味がより重くなる。

 そんな中、従来と同じ頻度で会議をしていたら効率が下がります。グループチャットなど、テキストのやり取りで置き換えられるものはそうすべきです。会議自体を丸ごとチャットにしなくても、参加者を絞って会議を開き、これまでオブザーバー的に参加していた人は会議には出ないで後から議事録を確認するとか、柔軟な運用ができると思います。

 それでも必要と判断してビデオ会議を開く際は、参加者それぞれが言いたいことをしっかりまとめておくことが重要になります。会議の参加者みんなが前提として知っておくべきことはコラボレーションツールなどであらかじめ共有しておき、会議では核心の話から入れるといいですね。

 Zoomでのミーティングが無料アカウントの場合に40分でタイムアウトするのは、ユーザーにとっても案外いい決まりかもしれません。Web会議は40分一本勝負にして、その前の20分は各自が準備に当てるほうが効率的なケースもありそうです。