※日経ビッグデータ2016年12月13日付の記事を再構成

更新・共有・引き継ぎが楽なExcelファイルの作成法を学ぶ連載の第2回は、個人プレーからチームプレーへ切り替えるためのファーストステップであるExcelフォーマットを作るときの心得やポイントと、無駄な作業を減らしてミスを防ぐ上で知っておくと便利なExcelの基本的な機能を2つ紹介する。

 これまで個々の社員が独自のスキルで作成していたExcelファイルの作り方を、ルール化することで得られるメリットは何だろう。

 例えばこのようなことだ。
・他の人と共有する際に都度説明する時間や、引き継ぎの時間を短縮できる
・チーム内でのダブルチェックがしやすくなり、ミスも発見しやすくなる
・ファイルのメンテナンスがしやすくなる

 ルールはありすぎると窮屈で、かえって作業がしづらくなることもあるが、組織やチームメンバーで共通したフォーマットでファイルを作ることで、作業効率は上がりミスを減少させることができる。

 フォーマットを作るときの心得とポイントを念頭に置いて、フォーマット作りに取り組んでみよう。